ThS. Nguyễn Thu Hiền

Trường Đại học Quang Trung

Email: nthien@qtu.edu.vn

TS. Đào Nhật Minh

Trường Đại học Quy Nhơn

Email: daonhatminh@qnu.edu.vn

Tóm tắt

Phần mềm kế toán đám mây là phần mềm kế toán trên nền tảng điện toán đám mây. Nó cho phép các cá nhân chỉnh sửa, cập nhật và xem thông tin mọi lúc, mọi nơi, với mọi thiết bị có kết nối Internet. Nghiên cứu được thực hiện nhằm làm rõ các vấn đề lý thuyết của phần mềm kế toán đám mây bằng kỹ thuật phân tích tài liệu của phương pháp nghiên cứu định tính. Kết quả của nghiên cứu là căn cứ để thực hiện các nghiên cứu sâu hơn về tiến bộ công nghệ mới này trong lĩnh vực kế toán - kiểm toán.

Từ khóa: Phần mềm kế toán, điện toán đám mây, kế toán, kiểm toán

Summary

Cloud-based accounting software refers to accounting applications operated on cloud computing platforms, allowing individuals to edit, update, and access information anytime, anywhere, and from any Internet-connected device. This study aims to clarify the theoretical issues related to cloud-based accounting software through document analysis using a qualitative research approach. The results provide a foundation for further in-depth studies on this technological advancement in the fields of accounting and auditing.

Keywords: Accounting software, cloud computing, accounting, auditing

GIỚI THIỆU

Hiện Việt Nam có hơn 100 doanh nghiệp cung cấp phần mềm kết toán (PMKT). Công ty Cổ phần Misa, Công ty Phần mềm FAST là 2 doanh nghiệp Việt Nam giới thiệu và cung cấp PMKT trực tuyến đầu tiên vào năm 2013, tiếp đó là các doanh nghiệp khác như Công ty Cổ phần Tin học Lạc Việt, Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm ASIA (Le và Cao, 2020). Mặc dù Việt Nam đã và đang theo xu hướng chung của thế giới, nhưng nhìn chung, ứng dụng PMKT trực tuyến tại các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang ở giai đoạn sơ khai. Người dùng vẫn lo ngại về tính bảo mật, thông tin riêng tư trong môi trường kế toán đám mây, đồng thời họ vẫn đang xem xét tính hữu ích, dễ sử dụng của kế toán đám mây so với các PMKT truyền thống. Vì vậy, thực hiện một nghiên cứu làm rõ các vấn đề của PMKT đám mây về mặt lý thuyết là điều cần thiết để giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về loại PMKT này, qua đó đưa ra được lựa chọn loại PMKT tối ưu cho doanh nghiệp của mình.

PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐÁM MÂY

Khái niệm

Ping và Xuefeng (2011) là những người đầu tiên đưa ra khái niệm về kế toán đám mây. Theo các tác giả, kế toán đám mây là việc sử dụng điện toán đám mây trên internet để xây dựng một hệ thống thông tin kế toán ảo - hiểu một cách đơn giản hơn thì điện toán đám mây cộng với kế toán tương đương với kế toán đám mây. Doanh nghiệp có thể truy cập thông tin và dịch vụ kế toán thông qua kế toán đám mây và không phải tốn nhiều chi phí tài chính và nhân lực để mua và cài đặt PMKT. Do đó, khái niệm về kế toán đám mây đã xuất hiện. Kế toán đám mây có nghĩa là một hệ thống thông tin kế toán có thể được truy cập bất cứ lúc nào và từ bất kỳ đâu có kết nối Internet mà không cần cài đặt và quản lý trước trên các máy chủ nội bộ (Prawita, 2019).

Phân loại đám mây

Theo Khanom (2017), có 4 loại mô hình triển khai của công nghệ đám mây, bao gồm:

- Đám mây riêng: Cơ sở hạ tầng đám mây chỉ được quản lý và vận hành cho một tổ chức để có thể duy trì mức độ kiểm soát nhất quán đối với bảo mật, quyền riêng tư và quản trị được gọi là đám mây riêng. Nó còn được gọi là Đám mây nội bộ hoặc Đám mây tại chỗ. Nó có thể được quản lý bởi tổ chức hoặc bên thứ ba và có thể tồn tại ở cơ sở hoặc ngoài cơ sở.

- Đám mây công cộng: Cơ sở hạ tầng đám mây được cung cấp cho công chúng hoặc một nhóm ngành công nghiệp lớn và thuộc sở hữu của một tổ chức bán dịch vụ đám mây được gọi là đám mây công cộng. Nó còn được gọi là đám mây bên ngoài hoặc đám mây nhiều đối tượng.

- Đám mây cộng đồng: Cơ sở hạ tầng đám mây này được gọi là môi trường điện toán đám mây chuyên dụng, được chia sẻ và quản lý bởi một số tổ chức liên quan tham gia vào một miền chung hoặc thị trường dọc được gọi là đám mây cộng đồng. Nó có thể được quản lý bởi các tổ chức hoặc một bên thứ ba và có thể tồn tại tại cơ sở hoặc ngoài cơ sở.

- Đám mây kết hợp: Cơ sở hạ tầng đám mây bao gồm 2 hoặc nhiều cơ sở hạ tầng đám mây riêng biệt (riêng tư, cộng đồng hoặc công cộng) nhưng được liên kết với nhau bằng công nghệ tiêu chuẩn hóa cho phép tính di động của dữ liệu và ứng dụng được gọi là đám mây lai.

Phân loại dịch vụ đám mây

Theo Khanom (2017), điện toán đám mây được cung cấp “như một dịch vụ” và được cung cấp ở 3 hình thức - SaaS (dịch vụ dưới dạng phần mềm), PaaS (dịch vụ dưới dạng hệ điều hành) và IaaS (dịch vụ dưới dạng cơ sở hạ tầng).

SaaS (Software as-a-Service): Cung cấp dịch vụ dưới dạng phần mềm, là hình thức dịch vụ cao nhất. Hình thức này cung cấp phần mềm chuyên dụng cho người dùng để sử dụng các ứng dụng của nhà cung cấp chạy trên cơ sở hạ tầng đám mây thông qua internet được gọi là dịch vụ dưới dạng phần mềm. Nó còn được gọi là “phần mềm theo yêu cầu” và thường được định giá trên cơ sở trả tiền cho mỗi lần sử dụng. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu cài đặt và chạy ứng dụng trên máy tính của người dùng đám mây, giúp đơn giản hóa việc bảo trì và hỗ trợ. Các nhà cung cấp SaaS thường định giá các ứng dụng bằng cách sử dụng phí đăng ký. Hạn chế chính của SaaS là dữ liệu của người dùng được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp đám mây.

PaaS (Platform as-a-service): Cung cấp dịch vụ dưới dạng hệ điều hành. Theo đó hệ điều hành máy tính được cung cấp dưới dạng dịch vụ theo yêu cầu mà dựa vào đó doanh nghiệp có thể phát triển và triển khai các ứng dụng. Dịch vụ đám mây này giúp các nhà phát triển ứng dụng có thể xây dựng và chạy các giải pháp phần mềm của họ trên nền tảng đám mây mà không tốn kém và phức tạp như khi mua và quản lý về phần cứng và phần mềm.

IaaS (Infrastructure as-a-Service): Cung cấp dịch vụ là cơ sở hạ tầng. Các hạ tầng điện toán cơ bản của máy chủ, phần mềm và thiết bị mạng được cung cấp như một dịch vụ theo yêu cầu mà dựa vào đó một hệ điều hành có thể được phát triển và thực thi các ứng dụng có thể được thiết lập, được gọi là dịch vụ dưới dạng cơ sở hạ tầng. Mục đích chính của dịch vụ này là giúp các doanh nghiệp không phải mua, bán và quản lý các thành phần cơ sở hạ tầng như phần cứng và phần mềm, thay vào đó có thể sử dụng các tài nguyên này dưới dạng các đối tượng ảo hóa thông qua giao diện dịch vụ.

Như vậy có thể thấy, PMKT đám mây thường được cung cấp dưới hình thức Saas.

PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG

Khái niệm

Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 hướng dẫn tiêu chuẩn và điều kiện của PMKT định nghĩa: “PMLT là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị”.

PMKT truyền thống đề cập đến các hệ thống dựa trên máy tính được phát triển để tự động hóa và hợp lý hóa các công việc kế toán thường xuyên như xử lý giao dịch, báo cáo tài chính, quản lý hàng tồn kho và tuân thủ các quy định về thuế. Ra đời vào cuối thế kỷ 20, các hệ thống này được thiết kế để sao chép các quy trình kế toán thủ công, thường mô phỏng chặt chẽ các định dạng và nguyên tắc kế toán truyền thống (Liu, 2013).

Phân loại phần mềm kế toán truyền thống

Theo Công ty Cổ phần Misa (2015), PMKT truyền thống có các cách phân loại sau:

Phân loại theo tính chất nghiệp vụ

Theo cách phân loại này PMKT gồm có 2 loại:

PMKT bán lẻ (còn gọi là hệ thống POS - Point Of Sales hoặc hệ thống kế toán giao dịch trực tiếp với khách hàng - Front Office Accounting): Là các phần mềm hỗ trợ cho công tác lập hóa đơn, biên lai kiêm phiếu xuất bán và giao hàng cho khách hàng. Tùy từng lĩnh vực và phần mềm cụ thể mà phần mềm này có thể hỗ trợ thêm phần kiểm tra hàng tồn kho. Nhìn chung, phần mềm này có tính năng đơn giản và các báo cáo do phần mềm cung cấp chỉ là các báo cáo tổng hợp tình hình bán hàng và báo cáo tồn kho. Loại phần mềm này chủ yếu phục vụ cho các doanh nghiệp có siêu thị, nhà hàng hoặc kinh doanh trực tuyến trên internet. Kết quả đầu ra của phần mềm này sẽ là đầu vào cho PMKT tài chính quản trị.

PMKT tài chính quản trị (hay PMKT phía sau văn phòng - Back Office Accounting) dùng để nhập các chứng từ kế toán, lưu trữ, tìm kiếm, xử lý và kết xuất báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và báo cáo phân tích thống kê tài chính.

Phân loại theo hình thức

Theo cách phân loại này thì PMKT gồm 3 loại:

PMKT tự xây dựng: Ưu điểm của loại phần mềm này là hoàn toàn phù hợp với yêu cầu, đặc thù nghiệp vụ của tổ chức doanh nghiệp, nhưng đòi hỏi doanh nghiệp phải có sẵn một lực lượng chuyên nghiệp về phát triển hệ thống thông tin kế toán, có khả năng thực thi tất cả các giai đoạn từ phân tích đến thiết kế, triển khai đến bảo trì hệ thống. Đây là điều khó thực thi đối với đa phần các doanh nghiệp hiện nay. Ngoài ra, chi phí và rủi ro thường cao trong quá trình tự xây dựng.

PMKT thuê công ty ngoài xây dựng: PMKT được phát triển và bảo trì bởi một đội ngũ chuyên nghiệp, nên sẽ đáp ứng yêu cầu đặc thù của đơn vị, tuy nhiên chi phí xây dựng phần mềm có thể rất cao, thời gian thực hiện dài và phải phụ thuộc nhiều vào đội ngũ phát triển bên ngoài. Giải pháp này hay được các doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù và các tập đoàn kinh tế lựa chọn.

PMKT mua trọn gói: Với loại phần mềm này, nhà cung cấp phần mềm sẽ đảm nhận tất cả các khâu: từ cài đặt đến đào tạo người sử dụng cũng như bảo trì hệ thống. Giá cả không quá cao, vì trên thực tế chi phí phát triển phần mềm đã được chia sẻ cho nhiều khách hàng thay vì chỉ tập trung vào một mình nhà cung cấp. Tuy nhiên, nhược điểm của loại phần mềm này là thường ít đáp ứng ngay yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp, chính vì vậy thường cần một khoảng thời gian nhất định để nhà cung cấp phần mềm tiến hành chỉnh sửa lại chương trình cho phù hợp yêu cầu của doanh nghiệp hoặc ngược lại phải thay đổi quy trình, thủ tục của đơn vị để phù hợp yêu cầu của phần mềm viết sẵn. Nhiều trường hợp việc chỉnh sửa chương trình là không khả thi. Loại phần mềm này thường phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Phân loại theo quy mô

PMKT loại này thường dựa vào quy mô của phòng kế toán tại doanh nghiệp để xác định. Thông thường, doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì số lượng nghiệp vụ phát sinh càng nhiều và cần có nhiều nhân viên kế toán. Theo cách phân loại này, PMKT thường có 3 loại: (1) PMKT nhỏ, đơn giản dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng dưới 3 kế toán viên; (2) PMKT vừa dành cho doanh nghiệp có số kế toán viên từ 3 đến 20 người; (3) PMKT lớn dành cho doanh nghiệp có số người sử dụng trên 20 người.

SO SÁNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐÁM MÂY VÀ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG

Dựa vào nghiên cứu của Christauskas và Miseviciene (2012), chúng ta có thể phân biệt sự khác nhau giữa PMKT đám mây và PMKT truyền thống như sau:

Bảng: So sánh PMKT đám mây và PMKT truyền thống

Nguồn: Christauskas và Miseviciene, 2012

Dựa vào Bảng có thể thấy PMKT đám mây có ưu điểm nổi bật là khả năng truy cập mọi lúc, mọi nơi chỉ cần có internet, giúp kế toán và nhà quản lý dễ dàng theo dõi số liệu tức thời. Hơn nữa, dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ đám mây nên giảm rủi ro mất mát do hỏng hóc thiết bị, đồng thời dễ dàng mở rộng dung lượng. Nhà cung cấp thường xuyên cập nhật và nâng cấp phần mềm, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí bảo trì. Tuy nhiên, nhược điểm của kế toán đám mây là phụ thuộc vào kết nối internet; nếu mạng yếu hoặc mất kết nối, việc xử lý dữ liệu sẽ bị gián đoạn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng lo ngại vấn đề bảo mật thông tin tài chính. Ngược lại, phần mềm kế toán truyền thống hoạt động ổn định, không cần internet, dữ liệu được lưu trực tiếp tại máy chủ nội bộ nên doanh nghiệp chủ động kiểm soát bảo mật. Song, việc sao lưu, nâng cấp và bảo trì tốn kém, đồng thời khó khăn khi cần truy cập từ xa. Như vậy, lựa chọn nào phù hợp phụ thuộc vào quy mô, ngân sách và mức độ linh hoạt mong muốn của doanh nghiệp.

KẾT LUẬN

Ứng dụng PMKT đám mây được xem là cách để các doanh nghiệp nhỏ và vừa tiết kiệm chi phí, tiếp cận với các công nghệ mới nhất trong lĩnh vực kế toán. Mặc dù PMKT đám mây vẫn còn gây nghi ngại trong người dùng về mức độ bảo mật nhưng những lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp khi sử dụng là điều đã được xác nhận cả về mặt cơ sở lý thuyết và dữ liệu thực nghiệm. Trên cơ sở khái niệm về PMKT đám mây, sự phân loại công nghệ điện toán đám mây mà phần mềm sử dụng cũng như qua việc so sánh giữa PMKT đám mây và PMKT truyền thống, kết quả nghiên cứu sẽ là căn cứ để các doanh nghiệp lựa chọn loại phần mềm nào là thích hợp với doanh nghiệp mình.

Tài liệu tham khảo:

1. Christauskas, C., and Miseviciene, R. (2012). Cloud-computing based accounting for small to medium sized business. Engineering Economics, 23(1), 14-21.

2. Công ty Cổ phần Misa, Giáo trình Kế toán máy. Nxb Văn hóa thông tin.

3. Khanom, T. (2017). Cloud accounting: a theoretical overview. IOSR Journal of Business and Management, 19(6), 31-38.

4. Le, O. T. T., and Cao, Q. M. (2020). Examining the technology acceptance model using cloud-based accounting software of Vietnamese enterprises. Management Science Letters, 10(12), 2781-2788.

5. Liu, Y. J. (2013). A Research on the Construction of China's Enterprise Accounting Informationalized Model in the ERP Environment. Applied Mechanics and Materials, 401, 2048-2054.

6. Ping, C., and Xuefeng, H. (2011). The application in medium-sized and small enterprises informatization of cloud accounting. J. Chongqing University of Technology and Social Science, 1, 55-60.

7. Prawita, G. (2019). Analysis of cloud accounting software on business performance. Doctoral dissertation, President University.