Phạm Thái Hào

Học viên Cao học, Trường Đại học Đồng Tháp

Email: phamthaihao.22@gmail.com

Tóm tắt

Nghiên cứu phân tích thực trạng và đề xuất hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours. Kết quả cho thấy, tổ chức bộ máy tại Công ty đã đạt hoàn thiện nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế. Trên cơ sở đó, tác giả đã đề xuất các giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours trong thời gian tới.

Từ khóa: Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours, hoạt động kinh doanh, tổ chức bộ máy quản lý

Summary

The study analyzes the current situation and proposes a system of solutions to improve the organizational structure of business management at Fabulous Mekong Ecotours Company Limited. The results indicate that although the company’s management structure has achieved a certain level of completeness, several limitations still exist. Based on these findings, the author proposes key solutions to enhance the organizational structure and management efficiency of Fabulous Mekong Ecotours Company Limited in the near future.

Keywords: Fabulous Mekong Ecotours Company Limited, business operations, management organization

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và biến động nhanh chóng của nền kinh tế toàn cầu, tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh đang đối mặt với nhiều thách thức lớn. Trước hết, sự thay đổi liên tục của công nghệ số và xu hướng chuyển đổi số đang buộc các doanh nghiệp phải tái cấu trúc mô hình quản trị, đòi hỏi đội ngũ lãnh đạo có tư duy linh hoạt, khả năng thích ứng và ra quyết định nhanh chóng. Thứ hai, thị trường mở rộng đi kèm với áp lực cạnh tranh đa chiều, không chỉ giữa các doanh nghiệp trong nước, mà còn với các tập đoàn đa quốc gia có tiềm lực mạnh về tài chính, công nghệ và nhân sự. Thứ ba, yêu cầu về minh bạch, tuân thủ pháp luật, quản trị rủi ro và trách nhiệm xã hội ngày càng cao cũng tạo thêm áp lực cho bộ máy quản lý trong việc cân đối giữa lợi ích kinh tế và phát triển bền vững. Cuối cùng, biến động về nguồn nhân lực, nhất là tình trạng thiếu hụt nhân sự chất lượng cao cũng khiến hoạt động điều hành gặp khó khăn. Tất cả những yếu tố đó đòi hỏi doanh nghiệp phải liên tục đổi mới tư duy quản trị, tinh gọn bộ máy và ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả hoạt động.

Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours, một đơn vị tiêu biểu hoạt động trong lĩnh vực du lịch sinh thái tại Đồng bằng sông Cửu Long chuyên cung cấp các tour trải nghiệm độc đáo về sông nước và văn hóa địa phương, cũng không nằm ngoài bối cảnh đó. Mặc dù đã có những bước phát triển nhất định, Công ty vẫn đang tìm kiếm giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng gia tăng. Thực tiễn hoạt động tại Công ty cho thấy, những dấu hiệu của sự phối hợp chưa hiệu quả giữa các bộ phận, quy trình vận hành còn chồng chéo và khả năng thích ứng với thay đổi thị trường còn hạn chế, gợi ý rằng một trong những nút thắt quan trọng có thể nằm ở cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện tại.

Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu về phát triển du lịch tại Đồng bằng sông Cửu Long, bao gồm các chủ đề như: quản lý điểm đến, các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và sự hài lòng của du khách, năng lực doanh nhân, mô hình kinh doanh du lịch cộng đồng hay kinh tế chia sẻ và sự tham gia của cộng đồng, các công trình tập trung phân tích chuyên sâu và đề xuất giải pháp hoàn thiện chính cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nội bộ cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong lĩnh vực du lịch sinh thái tại Đồng bằng sông Cửu Long dường như vẫn còn khá hạn chế. Việc thiếu vắng các nghiên cứu cụ thể về thiết kế và tối ưu hóa cấu trúc quản lý cho loại hình doanh nghiệp đặc thù này tạo ra một khoảng trống cần được giải quyết.

Xuất phát từ thực trạng hoạt động của Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours, nhận thức sâu sắc tầm quan trọng chiến lược của việc xây dựng một bộ máy quản lý khoa học, hiệu quả và linh hoạt đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đồng thời mong muốn đóng góp vào việc giải quyết khoảng trống nghiên cứu nêu trên, việc đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours là vấn đề thực sự cần thiết.

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH FABULOUS MEKONG ECOTOURS

Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2020-2024

Để đánh giá khái quát kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours trong những năm gần đây, Bảng 1 tổng hợp một số chỉ tiêu tài chính cơ bản (doanh thu, lợi nhuận sau thuế) và quy mô khách hàng giai đoạn 2020-2024. Nhìn chung, Công ty đã phục hồi mạnh mẽ sau đại dịch COVID-19, thể hiện qua doanh thu tăng trưởng nhanh và lợi nhuận chuyển từ âm sang dương. Số lượng khách phục vụ cũng gia tăng qua từng năm, phản ánh quá trình mở rộng hoạt động của Công ty. Bên cạnh đó, số liệu cũng cho thấy hiệu quả kinh doanh chưa cao do chi phí quản lý còn chiếm tỷ trọng lớn.

Bảng 1: Kết quả kinh doanh và lượng khách của Công ty giai đoạn 2020-2024

Đơn vị tính: VNĐ

Nguồn: Báo cáo tài chính và hoạt động của Công ty, 2022-2024

Bảng 1 cho thấy, doanh thu của Công ty tăng vọt ngay khi hoạt động du lịch mở cửa trở lại vào năm 2022, từ 0 đồng (năm 2021) lên khoảng 341,8 triệu đồng năm 2022. Doanh thu tiếp tục tăng khoảng 31% trong năm 2023 (đạt 449,9 triệu) và thêm 14% trong năm 2024 (đạt 512,6 triệu đồng). Song song với đó, Công ty bắt đầu ghi nhận lợi nhuận sau thuế dương từ năm 2022. Tuy nhiên, biên lợi nhuận ròng vẫn rất thấp (chỉ quanh mức 7%-8%) do chi phí tăng cao. Số liệu năm 2024 cho thấy, mặc dù doanh thu đã xấp xỉ nửa tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế chỉ đạt 1,85 triệu đồng - một phần nguyên nhân là cơ cấu chi phí chưa hợp lý. Đáng chú ý, chi phí quản lý doanh nghiệp (chi phí hành chính, lương quản lý...) chiếm tới khoảng 25% tổng chi phí hoạt động, cao hơn nhiều so với mức trung bình ngành du lịch (chỉ khoảng 15%-18%). Điều này dẫn đến hiệu suất lợi nhuận kém, cho thấy bộ máy quản lý còn cồng kềnh và chưa tối ưu, làm phát sinh nhiều chi phí.

Để thấy rõ hơn ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức đến hiệu quả tài chính, có thể so sánh tỷ trọng chi phí quản lý của Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours với mức trung bình ngành du lịch sinh thái (Bảng 2).

Bảng 2: Tỷ trọng chi phí quản lý của Công ty so với trung bình ngành du lịch

Đơn vị: % chi phí hoạt động

Nguồn: Tổng hợp từ báo cáo tài chính của Công ty

Kết quả cho thấy, tỷ trọng chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty năm 2024 cao hơn khoảng 7-10 điểm % so với mức bình quân ngành. Cụ thể, chi phí hoạt động trực tiếp (tổ chức tour, vận hành) chiếm khoảng 60% tổng chi phí; chi phí marketing và bán hàng chiếm khoảng 15%; còn chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm xấp xỉ 25%. Tỷ trọng 25% cho chi phí quản lý là rất cao so với mặt bằng chung, phản ánh bộ máy quản lý của Công ty còn cồng kềnh, kém hiệu quả.

Nhìn lại giai đoạn 2020-2024, có thể chia quá trình phát triển của Công ty thành 2 giai đoạn rõ rệt:

Giai đoạn 2020-2021: Đây là thời kỳ “ngủ đông” do Công ty thành lập đúng vào thời điểm đại dịch COVID-19 bùng phát. Toàn bộ hoạt động kinh doanh hầu như đình trệ, doanh thu bằng 0, Công ty chỉ duy trì bộ khung nhân sự tối thiểu và chịu lỗ nhẹ do vẫn phải trang trải một số chi phí cố định (thuê văn phòng, lương cơ bản cho nhân viên chủ chốt).

Giai đoạn 2022-2024: Cùng với sự phục hồi của ngành du lịch, Công ty đã bứt phá ngoạn mục. Doanh thu năm 2022 tăng từ 0 lên hơn 341 triệu đồng và tiếp tục tăng ổn định, đạt trên 512 triệu đồng năm 2024. Công ty cũng chuyển từ trạng thái lỗ sang có lãi (dù biên lợi nhuận thấp), chứng tỏ mô hình kinh doanh dần phát huy hiệu quả.

Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh

Về cơ cấu tổ chức và các bộ phận quản lý

Bộ máy quản lý hiện tại của Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng (linear-functional) phù hợp với đặc điểm của một doanh nghiệp nhỏ và vừa trong lĩnh vực du lịch. Đứng đầu công ty là Giám đốc, người chịu trách nhiệm chỉ đạo và điều hành toàn bộ hoạt động, đồng thời là người ra quyết định cao nhất về tài chính, nhân sự và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Và 3 phòng chính gồm: (1) Phòng Kinh doanh - phụ trách bán tour, chăm sóc khách hàng và kiêm luôn nhiệm vụ marketing; (2) Phòng Điều hành tour - tổ chức thực hiện các chương trình tour (bao gồm quản lý hướng dẫn viên, điều phối dịch vụ vận chuyển, lưu trú, ăn uống cho khách); (3) Phòng Hành chính - Kế toán - đảm nhận các công việc hành chính, nhân sự và kế toán tài chính của công ty (Hình).

Hình: Sơ đồ tổ chức của Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours

Nguồn: Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours

Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của Công ty đến năm 2024 vẫn mang dáng dấp của một doanh nghiệp nhỏ khởi nghiệp: gọn nhẹ, linh hoạt và tập trung quyền lực. Ưu điểm này giúp Công ty vượt qua giai đoạn khó khăn ban đầu nhưng khi quy mô mở rộng thì nhược điểm cố hữu cũng lộ rõ. Việc thiếu các bộ phận chuyên trách, như: Marketing, nghiên cứu và phát triển (R&D); nhân sự quản lý cấp trung còn yếu, chức năng kiêm nhiệm chồng chéo và quyền hạn tập trung đang làm giảm hiệu quả quản lý chung của Công ty.

Hạn chế của bộ máy quản lý

Một là, thiếu tính chuyên môn hóa trong cơ cấu tổ chức. Hiện mọi hoạt động marketing chỉ dừng ở mức manh mún (đăng bài lên mạng xã hội, trả lời tin nhắn khách) do phòng Kinh doanh kiêm nhiệm, thiếu chiến lược dài hạn xây dựng thương hiệu. Tương tự, việc nghiên cứu thị trường, thiết kế tour mới chủ yếu dựa trên kinh nghiệm cá nhân của Giám đốc và hướng dẫn viên, chưa có sự phân tích khoa học dựa trên dữ liệu. Cơ cấu kiêm nhiệm như vậy không còn phù hợp khi công ty muốn phát triển bền vững.

Hai là, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm chưa được quy định rõ ràng bằng văn bản. Điều này gây khó khăn cho đánh giá hiệu suất và dễ nảy sinh xung đột hoặc đổ lỗi khi có sự cố vì không ai nhận trách nhiệm rõ ràng. Tình trạng này tạo tâm lý bất mãn và giảm động lực làm việc.

Ba là, cơ chế phối hợp giữa các bộ phận còn lỏng lẻo, tiềm ẩn nhiều rủi ro vận hành. Việc thiếu biểu mẫu, checklist trong bàn giao thông tin đã dẫn đến những sai sót dịch vụ. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín Công ty.

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DU LỊCH TẠI CÔNG TY TNHH FABULOUS MEKONG ECOTOURS

Trên cơ sở phân tích thực trạng tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty trong thời gian tới, cụ thể:

Tái cấu trúc bộ máy tổ chức theo hướng tinh gọn và linh hoạt

Công ty cần tiến hành rà soát lại toàn bộ sơ đồ tổ chức, xác định những bộ phận có chức năng trùng lặp để sáp nhập hoặc giải thể. Cùngv ới đó, cần xây dựng bản mô tả chức năng, nhiệm vụ cho từng phòng trong cơ cấu mới, bảo đảm mỗi phòng có chức năng rõ ràng, không chồng chéo và được trao quyền hạn tương xứng để chủ động thực hiện nhiệm vụ.

Hoàn thiện cơ chế phân công và phối hợp trong hoạt động

Công ty cần tiến hành rà soát và xây dựng lại hệ thống phân công nhiệm vụ. Trong đó, liệt kê chi tiết trách nhiệm chính, nhiệm vụ cụ thể và các chỉ tiêu hiệu suất liên quan đến từng vị trí. Việc này nhằm đảm bảo không còn vùng chồng chéo hoặc bỏ trống trách nhiệm giữa các cá nhân và phòng. Quyền hạn tương ứng với mỗi chức danh cũng cần được quy định rõ để chủ động xử lý công việc.

Nâng cao năng lực đội ngũ quản lý và nhân sự chủ chốt

Công ty cần triển khai một chương trình đào tạo nâng cao năng lực toàn diện cho các quản lý hiện có và các nhân sự chủ chốt dự kiến đưa vào vị trí quản lý. Chương trình đào tạo nên bao gồm các kiến thức về quản trị du lịch hiện đại, kỹ năng lãnh đạo và quản lý đội nhóm, kỹ năng lập kế hoạch và quản trị dự án, kỹ năng phân tích tài chính - thị trường cùng ngoại ngữ (tiếng Anh) chuyên ngành du lịch. Cùng với đào tạo, cần chuẩn hóa hệ thống tiêu chuẩn chức danh quản lý. Điều này giúp Công ty đánh giá khách quan năng lực hiện tại, xác định khoảng cách cần bù đắp cho mỗi cá nhân và định hướng lộ trình thăng tiến hoặc luân chuyển phù hợp.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý và điều hành

Công ty cần đầu tư xây dựng một hệ thống phần mềm quản trị tổng thể (ERP) hoặc tối thiểu là các phần mềm chuyên dụng tích hợp các hoạt động chính. Bên cạnh các hệ thống nội bộ, Công ty nên xây dựng các công cụ số hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định. Cụ thể, phát triển một bảng điều khiển (dashboard) trực tuyến tổng hợp các chỉ số hoạt động chính (số lượng khách theo ngày/tuần, doanh thu theo tour, tỷ lệ lấp đầy tour, mức độ hài lòng khách hang…). Ngoài ra, có thể tận dụng một số công nghệ hiện đại, như: chatbot AI tích hợp trên website hoặc fanpage để tư vấn khách hàng 24/7, trả lời nhanh các câu hỏi thường gặp về tour. Việc áp dụng chatbot không chỉ giảm tải công việc cho nhân viên, mà còn tăng cường sự hài lòng của khách hàng.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp và cơ chế khuyến khích

Ban lãnh đạo Công ty cần cùng nhau xác định bộ giá trị cốt lõi mà Công ty muốn theo đuổi và lan tỏa. Bộ giá trị này nên phản ánh được tinh thần và tầm nhìn của doanh nghiệp. Công ty cũng nên tổ chức các hoạt động xây dựng đội ngũ thường xuyên nhằm tăng cường tinh thần đoàn kết và tự hào tổ chức. Cụ thể, định kỳ hàng quý hoặc nửa năm có thể tổ chức hoạt động teambuilding, giao lưu thể thao - văn nghệ, các chuyến tham quan dã ngoại cho toàn thể nhân viên. Cùng với xây dựng văn hóa, cần cải tiến cơ chế khen thưởng và phúc lợi sao cho gắn chặt với hiệu quả công việc và phù hợp với giá trị cốt lõi... Những chính sách này thể hiện sự quan tâm đến đời sống và sự phát triển của nhân viên, qua đó nuôi dưỡng sự trung thành và nhiệt huyết.

KẾT LUẬN

Đánh giá toàn diện thực trạng cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và hoạt động quản lý tại Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours cho thấy, mặc dù Công ty đã đạt được một số thành tựu nhất định trong việc xây dựng bộ máy quản lý phù hợp với giai đoạn khởi nghiệp (như: cơ cấu bước đầu gọn nhẹ, đội ngũ tâm huyết), doanh nghiệp vẫn tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục: sự chồng chéo chức năng giữa các phòng ban, cơ chế phối hợp thiếu chặt chẽ, chất lượng đội ngũ quản lý cấp trung chưa đồng đều và mức độ ứng dụng công nghệ trong quản trị còn thấp. Đây chính là những “nút thắt” làm giảm hiệu quả hoạt động và hạn chế khả năng phát triển của Công ty trong giai đoạn mở rộng.

Để khắc phục những tồn tại đó, Công ty cần thực hiện đồng bộ các giải pháp sau: tái cơ cấu tổ chức; hoàn thiện quy trình phối hợp; nâng cao năng lực nhân sự quản lý; ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Điểm nổi bật là các giải pháp được xây dựng trên nền tảng lý luận hiện đại và gắn liền với đặc thù thực tiễn của Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours, đảm bảo tính khả thi và hiệu quả khi áp dụng. Nếu được triển khai nghiêm túc theo lộ trình đã đề ra, những giải pháp này sẽ giúp Công ty xây dựng bộ máy quản lý tinh gọn nhưng vững mạnh, tạo động lực cải thiện hiệu quả kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh trong dài hạn.

Tài liệu tham khảo:

1. Burns, P. (2016). Entrepreneurship and small business (4th ed.). Palgrave Macmillan.

2. Công ty TNHH Fabulous Mekong Ecotours. (2024). Báo cáo tài chính các năm từ 2020 đến 2024.

3. Drucker, P. F. (1999). Management Challenges for the 21st Century. HarperBusiness.

4. Fayol, H. (2016). General and industrial management (C. Storrs, Trans.). Ravenio Books. (Original work published 1916)

5. Giao, H. N. K. và Tuan, H. Q. (2021). Giáo trình Quản trị Tổ chức trong Tổ chức Du lịch. Nxb. Tài chính.

6. Hà Nam Khánh Giao (2022). Giáo trình Marketing Du lịch. Nxb. Thông tin và Truyền thông.

7. Hiệp hội Du lịch Đồng bằng sông Cửu Long (2024). Báo cáo tổng kết hoạt động du lịch ĐBSCL năm 2023 và 8 tháng đầu năm 2024.

8. Koontz, H. and O’Donnell, C. (1972). Principles of Management: An Analysis of Managerial Functions. McGraw-Hill.

9. Mintzberg, H. (1979). The Structuring of Organizations: A Synthesis of the Research. Prentice-Hall.

10. Nguyễn, V. P. (2022). Quản trị kinh doanh trong doanh nghiệp du lịch vừa và nhỏ. Nxb. Lao động - Xã hội.

11. Robbins, S. P. and Coulter, M. (2016). Management (13th ed.). Pearson Education.

12. Scheyvens, R. (1999). Ecotourism and the empowerment of local communities. Tourism Management, 20(2), 245-249.