Tích hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị trong hệ thống thông tin kế toán

Bùi Phương Nhung

Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội

Email: [email protected]

Tóm tắt

Sự phát triển của công nghệ số làm gia tăng khả năng liên kết dữ liệu và xử lý thông tin, tạo điều kiện cho kế toán tài chính và kế toán quản trị khai thác những thành phần thông tin chung. Tuy nhiên, khả năng tích hợp không đồng nghĩa với sự đồng nhất giữa 2 lĩnh vực do khác biệt về nhu cầu và mục đích sử dụng thông tin. Trên cơ sở phân tích và tổng hợp các nghiên cứu liên quan, bài viết xem xét ranh giới tích hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị theo quy trình xử lý thông tin kế toán. Phân tích tập trung vào 4 khâu: xác định nhu cầu thông tin, thu nhận dữ liệu, xử lý và hệ thống hóa, kết xuất và cung cấp thông tin. Từ đó, bài viết xác định các ranh giới giữa nhu cầu chung và riêng, dữ liệu chia sẻ và bổ sung, xử lý liên kết và khác biệt, nền tảng nhất quán và đầu ra phân hóa. Trên cơ sở các ranh giới này, 4 định hướng tổ chức tương ứng được đề xuất nhằm bảo đảm sự tích hợp phù hợp với đặc trưng của từng khâu trong hệ thống thông tin kế toán.

Từ khóa: Kế toán tài chính, kế toán quản trị, hệ thống thông tin kế toán, tích hợp kế toán

Abstract

The development of digital technologies has enhanced data connectivity and information processing capabilities, creating conditions for financial accounting and management accounting to utilize shared information components. However, integration capability does not imply uniformity between the two fields, given differences in information needs and purposes of use. Based on an analysis and synthesis of relevant studies, this article examines the boundaries of the integration of financial and management accounting from the perspective of the accounting information processing process. The analysis focuses on four stages: identifying information needs, data acquisition, processing and systematization, and information output and provision. Accordingly, the article identifies boundaries between common and specific needs, shared and supplementary data, integrated and differentiated processing, consistent platforms, and differentiated outputs. Based on these boundaries, four corresponding organizational directions are proposed to ensure that integration is aligned with the characteristics of each stage of the accounting information system.

Keywords: Financial accounting, management accounting, accounting information systems, accounting integration

ĐẶT VẤN ĐỀ

Ứng dụng công nghệ số đang làm thay đổi cách thức tổ chức và xử lý thông tin kế toán theo hướng tăng khả năng liên kết dữ liệu và khai thác thông tin trên các nền tảng tích hợp. Sự phát triển của công nghệ thông tin đồng thời thúc đẩy quá trình hội tụ giữa kế toán tài chính (KTTC) và kế toán quản trị (KTQT), đặc biệt trên phương diện hệ thống và tổ chức thông tin kế toán (Taipaleenmäki và Ikäheimo, 2013). Xu hướng này không chỉ được đề cập ở cấp độ khái niệm. Weißenberger và Angelkort (2011) ghi nhận rằng, từ thập niên 1990, nhiều doanh nghiệp tại các quốc gia nói tiếng Đức đã chuyển từ hệ thống KTQT tách biệt sang thiết kế sử dụng dữ liệu KTTC làm cơ sở cho KTQT. Tuy nhiên, khả năng tích hợp về công nghệ và dữ liệu không đồng nghĩa với sự thống nhất trong cách thức tổ chức và sử dụng thông tin kế toán; quá trình tích hợp còn gắn với logic vận hành của hệ thống và bối cảnh tổ chức (Dechow và Mouritsen, 2005).

Khả năng khai thác dữ liệu trên một nền tảng có mức độ liên kết cao hơn tạo cơ sở để KTTC và KTQT sử dụng những thành phần thông tin chung, nhưng không dẫn đến sự hợp nhất hoàn toàn giữa 2 lĩnh vực. KTTC và KTQT vẫn phục vụ những nhu cầu và mục đích sử dụng thông tin khác nhau. Trong thiết kế hệ thống kế toán tích hợp, dữ liệu KTTC có thể được sử dụng làm cơ sở cho KTQT; tuy nhiên, KTQT vẫn có những yêu cầu thông tin riêng phục vụ quản trị (Weißenberger và Angelkort, 2011). Vì vậy, vấn đề đặt ra không chỉ là khả năng tích hợp, mà quan trọng hơn là phạm vi và ranh giới tích hợp giữa KTTC và KTQT.

Các nghiên cứu trước đã tiếp cận mối quan hệ KTTC - KTQT từ những góc độ khác nhau. Taipaleenmäki và Ikäheimo (2013) phân tích sự hội tụ giữa 2 lĩnh vực dưới tác động của công nghệ thông tin; Weißenberger và Angelkort (2011) xem xét thiết kế hệ thống kế toán tích hợp; trong khi Dechow và Mouritsen (2005) làm rõ tính phức tạp của quá trình tích hợp trong môi trường ERP. Trên nền tảng đó, bài viết chuyển trọng tâm từ câu hỏi KTTC và KTQT có thể tích hợp hay không sang việc xác định nội dung nào có thể tích hợp và nội dung nào cần duy trì khác biệt trong từng khâu của quy trình xử lý thông tin kế toán.

Theo hướng tiếp cận này, bài viết phân tích sự tích hợp KTTC - KTQT theo các khâu từ xác định nhu cầu thông tin và đối tượng kế toán, thu nhận dữ liệu, xử lý và hệ thống hóa đến kết xuất và cung cấp thông tin. Mục tiêu của bài viết là làm rõ ranh giới tích hợp trong từng khâu, qua đó xác lập các định hướng tổ chức hệ thống thông tin kế toán phù hợp với đặc điểm của KTTC và KTQT trong điều kiện ứng dụng công nghệ số.

KẾ TOÁN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ SỐ

Mối quan hệ giữa KTTC và KTQT trong hệ thống thông tin kế toán cần được xem xét trên cơ sở phân biệt giữa hội tụ, tích hợp hệ thống và tích hợp dữ liệu.

Theo Taipaleenmäki và Ikäheimo (2013), hội tụ phản ánh sự thu hẹp ranh giới giữa KTTC và KTQT dưới tác động của công nghệ thông tin, diễn ra trên cả phương diện kỹ thuật - công nghệ và tổ chức - hành vi. Trong khi đó, tích hợp trong môi trường ERP đề cập đến sự liên kết thông tin và các hoạt động trong hệ thống. Sự tích hợp này không chỉ là kết nối về mặt kỹ thuật mà còn gắn với cách thức thông tin được tổ chức và sử dụng trong doanh nghiệp (Dechow và Mouritsen, 2005).

Sự phân biệt này là cơ sở để xác định phạm vi tích hợp giữa KTTC và KTQT. Trong một hệ thống tích hợp, dữ liệu KTTC có thể được sử dụng làm cơ sở cho KTQT (Weißenberger và Angelkort, 2011), nhưng điều đó không có nghĩa 2 lĩnh vực phải sử dụng hoàn toàn giống nhau về dữ liệu, cách thức xử lý và thông tin đầu ra. KTTC và KTQT có thể chia sẻ dữ liệu và một số khâu xử lý, trong khi vẫn duy trì những khác biệt cần thiết theo mục đích sử dụng thông tin. Vì vậy, vấn đề cần làm rõ là nội dung nào có thể tích hợp và nội dung nào cần duy trì khác biệt tại từng khâu của quy trình xử lý thông tin kế toán.

Trên cơ sở phân biệt này, phần tiếp theo phân tích cụ thể ranh giới tích hợp KTTC-KTQT theo các khâu của quy trình xử lý thông tin kế toán, từ nhu cầu thông tin đến dữ liệu, xử lý và đầu ra.

TÍCH HỢP KẾ TOÁN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THEO QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN KẾ TOÁN

Tích hợp từ xác định nhu cầu thông tin và đối tượng kế toán

Tích hợp giữa KTTC và KTQT trước hết cần được xem xét từ nhu cầu thông tin mà hệ thống kế toán phải đáp ứng. Theo Pierce và O’Dea (2003), khi đối chiếu nhận thức của nhà quản trị và kế toán quản trị trong cùng tổ chức, chỉ ra khoảng cách giữa thông tin được cung cấp và thông tin nhà quản trị mong muốn sử dụng. Kết quả này cho thấy, việc tổ chức thông tin KTQT cần xuất phát từ nhu cầu thực tế của người sử dụng, thay vì mặc nhiên coi thông tin hiện có là phù hợp với yêu cầu quản trị.

KTTC và KTQT cùng phản ánh các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp nhưng phục vụ những nhu cầu và mục đích sử dụng thông tin khác nhau. Do đó, tích hợp không có nghĩa là đồng nhất nhu cầu thông tin của 2 lĩnh vực. Vấn đề cần xác định là nhu cầu nào có thể được đáp ứng trên cơ sở thông tin chung và nhu cầu nào cần thông tin riêng, từ đó xác định các đối tượng kế toán cần theo dõi và mức độ chi tiết tương ứng. Khả năng sử dụng dữ liệu KTTC làm cơ sở cho KTQT trong thiết kế hệ thống kế toán tích hợp được Weißenberger và Angelkort (2011) ghi nhận, nhưng cách thiết kế này không loại trừ những yêu cầu thông tin riêng phục vụ quản trị.

Như vậy, ranh giới tích hợp ở khâu này nằm giữa nhu cầu thông tin có thể đáp ứng trên cơ sở chung và nhu cầu thông tin cần được tổ chức riêng. Sự phân định này là cơ sở để xác định đối tượng kế toán, mức độ chi tiết và phạm vi dữ liệu cần thu nhận cho KTTC và KTQT ở khâu tiếp theo.

Tích hợp trong thu nhận dữ liệu

Ở khâu thu nhận, vấn đề trọng tâm là xác định phần dữ liệu có thể phục vụ đồng thời KTTC và KTQT, đồng thời nhận diện những dữ liệu cần bổ sung cho các yêu cầu quản trị riêng. Weißenberger và Angelkort (2011) chỉ ra một thiết kế hệ thống tích hợp, trong đó dữ liệu KTTC được sử dụng làm cơ sở dữ liệu cho KTQT. Bằng chứng này cho thấy việc khai thác dữ liệu KTTC cho mục đích quản trị không chỉ là khả năng về mặt lý thuyết mà đã được đặt trong các thiết kế hệ thống kế toán tích hợp được nghiên cứu thực nghiệm.

Tuy nhiên, dữ liệu phục vụ KTTC không nhất thiết đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của KTQT. Pierce và O’Dea (2003) cho thấy sự phù hợp của thông tin quản trị phụ thuộc vào nhu cầu của người sử dụng. Vì vậy, bên cạnh phần dữ liệu có thể dùng chung, hệ thống thông tin kế toán cần cho phép bổ sung các thuộc tính và mức độ chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu quản trị cụ thể.

Do đó, ranh giới tích hợp ở khâu thu nhận nằm giữa dữ liệu có khả năng chia sẻ và dữ liệu cần bổ sung theo nhu cầu riêng. Cách tổ chức phù hợp không phải là đồng nhất toàn bộ dữ liệu KTTC và KTQT, mà là khai thác chung những dữ liệu có cùng cơ sở kinh tế, đồng thời duy trì khả năng mở rộng dữ liệu phục vụ các yêu cầu thông tin riêng của KTQT.

Tích hợp trong xử lý và hệ thống hóa thông tin

Khâu xử lý và hệ thống hóa quyết định cách dữ liệu được chuyển hóa thành thông tin phục vụ những mục đích khác nhau. Taipaleenmäki và Ikäheimo (2013) cho rằng, công nghệ thông tin tạo điều kiện làm giảm sự tách biệt giữa hai lĩnh vực, trong khi Weißenberger và Angelkort (2011) nhấn mạnh vai trò của một ngôn ngữ tài chính nhất quán trong thiết kế hệ thống kế toán tích hợp. Những kết quả này cung cấp cơ sở để xem xét khả năng liên kết dữ liệu và một số cơ chế xử lý giữa KTTC và KTQT.

Tuy nhiên, sử dụng dữ liệu có liên hệ không đồng nghĩa với việc toàn bộ quá trình xử lý phải được thực hiện theo cùng một logic. KTTC và KTQT có thể cùng dựa trên những dữ liệu và đối tượng chung, nhưng cách phân loại, mức độ tổng hợp, mức độ chi tiết và nội dung phân tích vẫn phụ thuộc vào mục đích sử dụng thông tin. Vì vậy, ranh giới tích hợp ở khâu này nằm giữa phần xử lý cần duy trì sự liên kết và nhất quán với phần xử lý cần được tổ chức khác biệt theo yêu cầu riêng.

Cách tiếp cận này phù hợp với lập luận của Dechow và Mouritsen (2005) rằng tích hợp trong môi trường ERP không đơn thuần là vấn đề kết nối kỹ thuật. Một nền tảng công nghệ tích hợp có thể tạo điều kiện liên kết dữ liệu và quy trình xử lý, nhưng không tự động dẫn đến sự thống nhất trong cách thức sử dụng thông tin.

Theo đó, tích hợp ở khâu xử lý không hướng tới đồng nhất toàn bộ KTTC và KTQT, mà tổ chức mối liên hệ giữa những dữ liệu và hoạt động xử lý có thể chia sẻ, đồng thời duy trì sự linh hoạt đối với những nội dung cần xử lý khác nhau. Đây là điểm phân biệt quan trọng giữa tích hợp hệ thống với việc hợp nhất logic thông tin của hai lĩnh vực.

Tích hợp trong kết xuất và cung cấp thông tin

Khâu kết xuất và cung cấp thông tin cho thấy rõ ranh giới giữa tích hợp và duy trì khác biệt. Việc KTTC và KTQT cùng khai thác một phần dữ liệu và quá trình xử lý không dẫn đến yêu cầu đồng nhất thông tin đầu ra. Pierce và O’Dea (2003) cho thấy có thể tồn tại khoảng cách giữa thông tin KTQT được cung cấp và thông tin nhà quản trị mong muốn sử dụng. Điều này cho thấy sự phù hợp của thông tin đầu ra với nhu cầu của người sử dụng là vấn đề cần được xem xét khi tổ chức cung cấp thông tin.

Trong hệ thống kế toán tích hợp, KTTC và KTQT có thể duy trì sự nhất quán đối với những dữ liệu, sự kiện và đối tượng chung, nhưng thông tin đầu ra vẫn cần phù hợp với mục đích sử dụng của từng lĩnh vực. Việc sử dụng dữ liệu KTTC làm cơ sở cho KTQT, như Weißenberger và Angelkort (2011) xem xét, không đồng nghĩa với việc thông tin KTQT trở thành bản sao của thông tin KTTC. Vì vậy, nội dung, mức độ tổng hợp, mức độ chi tiết và cách thức cung cấp thông tin có thể khác nhau theo nhu cầu sử dụng. Ranh giới tích hợp ở khâu này nằm giữa sự nhất quán về nền tảng thông tin chung và sự khác biệt cần thiết của thông tin đầu ra.

Tóm lại, từ 4 khâu của quy trình xử lý thông tin kế toán, ranh giới tích hợp KTTC - KTQT có thể được khái quát theo 4 cặp tương ứng: nhu cầu chung và nhu cầu riêng; dữ liệu chia sẻ và dữ liệu bổ sung; xử lý liên kết và xử lý khác biệt; nền tảng thông tin nhất quán và đầu ra phân hóa. Theo đó, tích hợp KTTC - KTQT không nhất thiết diễn ra với cùng mức độ trong toàn bộ quy trình. Vấn đề cốt lõi là xác định đúng phần có thể tích hợp và phần cần duy trì khác biệt ở từng khâu, làm cơ sở cho các định hướng tổ chức được trình bày ở phần tiếp theo.

MỘT SỐ ĐỊNH HƯỚNG TỔ CHỨC TÍCH HỢP KẾ TOÁN TÀI CHÍNH VÀ KẾ TOÁN QUẢN TRỊ

Từ các ranh giới tích hợp đã xác định, việc tổ chức KTTC và KTQT trong hệ thống thông tin kế toán cần hướng tới khai thác những thành phần có thể chia sẻ, đồng thời duy trì những khác biệt xuất phát từ mục đích sử dụng thông tin. Tác giả đề xuất 4 định hướng tương ứng với các khâu của quy trình xử lý thông tin như sau.

Thứ nhất, tổ chức hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở phân định nhu cầu thông tin chung và riêng. Nhu cầu KTTC và KTQT cần được xem xét đồng thời để nhận diện phần thông tin có thể đáp ứng trên cơ sở chung và phần cần phục vụ riêng từng mục đích. Kết quả phân định này được sử dụng làm căn cứ xác định các đối tượng cần theo dõi và mức độ chi tiết của dữ liệu. Cách tổ chức như vậy giúp tránh việc thiết kế hệ thống trên giả định rằng mọi nhu cầu thông tin của KTTC và KTQT đều giống nhau, đồng thời bảo đảm dữ liệu được hình thành từ yêu cầu sử dụng thông tin thay vì chỉ từ cấu trúc kỹ thuật của hệ thống.

Thứ hai, tổ chức dữ liệu theo nguyên tắc chia sẻ có chọn lọc. Những dữ liệu có khả năng phục vụ đồng thời KTTC và KTQT nên được tổ chức như phần nền có thể khai thác chung; các dữ liệu hoặc thuộc tính chi tiết cần thiết cho KTQT được bổ sung theo nhu cầu quản trị. Nguyên tắc này phù hợp với khả năng sử dụng dữ liệu KTTC làm cơ sở cho KTQT trong thiết kế hệ thống tích hợp (Weißenberger và Angelkort, 2011), nhưng không đặt toàn bộ nhu cầu KTQT phụ thuộc vào dữ liệu KTTC. Trọng tâm là hạn chế sự phân tách không cần thiết, đồng thời bảo đảm khả năng mở rộng dữ liệu khi mục đích sử dụng đòi hỏi.

Thứ ba, tổ chức xử lý và hệ thống hóa thông tin theo nguyên tắc liên kết nhưng không đồng nhất. Đối với dữ liệu và đối tượng có cơ sở chung, quá trình xử lý cần duy trì sự liên hệ đủ để bảo đảm tính nhất quán giữa KTTC và KTQT. Ngược lại, các nội dung liên quan đến phân loại, tổng hợp, mức độ chi tiết và phân tích phải cho phép khác biệt khi mục tiêu thông tin khác nhau. Vì vậy, tích hợp ở khâu này không hướng tới hợp nhất toàn bộ quy tắc xử lý, mà xác định rõ những điểm cần liên kết và những điểm cần duy trì tính linh hoạt. Quan điểm về ngôn ngữ tài chính nhất quán của Weißenberger và Angelkort (2011) cung cấp cơ sở cho yêu cầu liên kết này.

Thứ tư, tổ chức kết xuất và cung cấp thông tin theo nguyên tắc nhất quán ở nền tảng nhưng phân biệt ở đầu ra. Thông tin KTTC và KTQT cần thống nhất đối với những dữ liệu, sự kiện và đối tượng chung, nhưng nội dung, mức độ tổng hợp, mức độ chi tiết và cách thức cung cấp được xác định theo từng mục đích sử dụng. Vì vậy, tích hợp ở các khâu trước không đặt ra yêu cầu hình thành một hệ thống đầu ra đồng nhất. Nguyên tắc tổ chức phù hợp là duy trì tính nhất quán ở phần thông tin chung và cho phép phân hóa đầu ra đối với những nhu cầu riêng.

Như vậy, 4 định hướng hình thành một chuỗi tổ chức thống nhất: phân định nhu cầu → chia sẻ dữ liệu có chọn lọc → liên kết xử lý nhưng không đồng nhất → nhất quán nền tảng và phân biệt đầu ra. Cách tiếp cận này cho phép tổ chức tích hợp KTTC và KTQT theo ranh giới của từng khâu xử lý thông tin, thay vì hướng tới sự hợp nhất toàn bộ 2 lĩnh vực.

KẾT LUẬN

Ứng dụng công nghệ số tạo điều kiện tăng cường liên kết dữ liệu và xử lý thông tin trong hệ thống thông tin kế toán, qua đó mở rộng khả năng khai thác chung cho KTTC và KTQT. Tuy nhiên, khả năng chia sẻ dữ liệu và quá trình xử lý không đồng nghĩa với sự đồng nhất giữa 2 lĩnh vực, bởi nhu cầu và mục đích sử dụng thông tin vẫn có những khác biệt.

Bài viết cho thấy, tích hợp KTTC và KTQT cần được xem xét theo từng khâu của quy trình xử lý thông tin. Mức độ tích hợp không nhất thiết đồng nhất trong toàn bộ quy trình: những nội dung có cơ sở dùng chung có thể được tổ chức theo hướng tích hợp, trong khi những nội dung gắn với nhu cầu sử dụng riêng cần duy trì sự khác biệt. Cách tiếp cận này xác lập ranh giới tích hợp giữa 2 lĩnh vực trong hệ thống thông tin kế toán ứng dụng công nghệ số.

Tài liệu tham khảo:

1. Dechow, N., & Mouritsen, J. (2005). Enterprise resource planning systems, management control and the quest for integration. Accounting, Organizations and Society, 30(7-8), 691-733. https://doi.org/10.1016/j.aos.2004.11.004

2. Pierce, B., & O’Dea, T. (2003). Management accounting information and the needs of managers: Perceptions of managers and accountants compared. The British Accounting Review, 35(3), 257-290. https://doi.org/10.1016/S0890-8389(03)00029-5

3. Taipaleenmäki, J., & Ikäheimo, S. (2013). On the convergence of management accounting and financial accounting: The role of information technology in accounting change. International Journal of Accounting Information Systems, 14(4), 321-348. https://doi.org/10.1016/j.accinf.2013.09.003

4. Weißenberger, B. E., & Angelkort, H. (2011). Integration of financial and management accounting systems: The mediating influence of a consistent financial language on controllership effectiveness. Management Accounting Research, 22(3), 160-180. https://doi.org/10.1016/j.mar.2011.03.003