Kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền của các doanh nghiệp thương mại tại tỉnh Thanh Hóa

Trần Thị Lan Hương

Email: [email protected]

Nguyễn Thị Thanh

Email: [email protected]

Khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Hồng Đức

Tóm tắt

Nghiên cứu phân tích thực trạng kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền của các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa. Trên cơ sở khung lý thuyết về kiểm soát các chu trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, nghiên cứu đánh giá mức độ thiết lập mục tiêu kiểm soát, việc nhận diện rủi ro cũng như các nguyên tắc và hoạt động kiểm soát được xây dựng và vận hành trong từng khâu của chu trình bán hàng và thu tiền. Kết quả nghiên cứu cho thấy các doanh nghiệp đã nhận thức được vai trò của kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền và bước đầu xây dựng, triển khai các biện pháp kiểm soát tương đối chặt chẽ. Tuy nhiên, quá trình thực hiện vẫn còn tồn tại một số hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát của chu trình. Trên cơ sở các phân tích, nghiên cứu đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền, góp phần nâng cao tính minh bạch, hạn chế rủi ro và hỗ trợ các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa nâng cao hiệu quả hoạt động.

Từ khóa: Chu trình bán hàng và thu tiền, doanh nghiệp thương mại, kiểm soát, Thanh Hóa

Summary

This study analyzes the current practices of controlling the sales and cash collection cycle in commercial enterprises in Thanh Hoa Province. Based on the theoretical framework of internal control over business cycles, the study evaluates the extent to which control objectives are established, risks are identified, and control principles and activities are designed and implemented at each stage of the sales and cash collection cycle. The findings indicate that enterprises have recognized the importance of controlling the sales - cash collection cycle and have initially developed and implemented relatively strict control measures. However, several limitations remain in the implementation process, which affect the effectiveness of the control system. Based on these analyses, the study proposes several solutions to improve the control of the sales and cash collection cycle, thereby enhancing transparency, reducing risks, and supporting commercial enterprises in Thanh Hoa Province in improving their operational efficiency.

Keywords: Sales and cash collection cycle, commercial enterprises, internal control, Thanh Hoa

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, các doanh nghiệp thương mại phải đối mặt với nhiều rủi ro phát sinh, đặc biệt là rủi ro gian lận, sai sót và thất thoát tài sản. Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong những chu trình trọng yếu, có ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, lợi nhuận và dòng tiền của doanh nghiệp (DN). Do đó, việc thiết lập và hoàn thiện kiểm soát đối với chu trình này trở thành yêu cầu cấp thiết nhằm bảo đảm hoạt động kinh doanh được thực hiện hiệu quả và bền vững.

Đối với các DN thương mại tại tỉnh Thanh Hóa, đặc thù hoạt động với khối lượng giao dịch lớn, phương thức bán hàng đa dạng và thời gian thu tiền kéo dài đòi hỏi công tác kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền phải được tổ chức chặt chẽ, bảo đảm tính chính xác, kịp thời và minh bạch trong toàn bộ quá trình từ tiếp nhận đơn hàng, giao hàng, ghi nhận doanh thu đến thu tiền và quản lý công nợ, qua đó sẽ hạn chế được rủi ro và góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh. Do đó, nghiên cứu này tập trung phân tích việc thiết kế và vận hành kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa nhằm đánh giá hiệu quả và đề xuất giải pháp hoàn thiện.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Cơ sở lý thuyết

Luật Kế toán năm 2015 quy định: đơn vị kế toán có trách nhiệm tổ chức hệ thống kế toán nhằm cung cấp thông tin kinh tế, tài chính trung thực, kịp thời và bảo đảm kiểm soát việc quản lý, sử dụng tài sản, nguồn vốn. Trong đó, kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền giữ vai trò quan trọng nhằm bảo đảm ghi nhận doanh thu chính xác, quản lý chặt chẽ dòng tiền và hạn chế rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Đồng thời, Luật Kiểm toán độc lập (2011) cũng nhấn mạnh yêu cầu thiết lập các cơ chế kiểm soát phù hợp để phòng ngừa và phát hiện sai sót, gian lận liên quan đến doanh thu và công nợ.

Tiếp cận theo chu trình, Nguyễn Hữu Ánh (2021) cho rằng, kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền cần được xem xét một cách hệ thống, tập trung vào việc xác định mục tiêu kiểm soát, nhận diện rủi ro và thiết kế các hoạt động kiểm soát phù hợp cho từng khâu của chu trình.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp kết hợp giữa định tính và định lượng. Về phương pháp định tính, nghiên cứu tiến hành phân tích tài liệu, tổng hợp các quy trình bán hàng - thu tiền và thông tin tài chính giai đoạn 2023-2025 tại các DN thương mại trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa. Các phương pháp mô tả, so sánh và đối chiếu được áp dụng nhằm đánh giá mức độ thiết lập và vận hành kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền so với khung lý thuyết tiếp cận.

Bên cạnh đó, nghiên cứu thực hiện khảo sát định lượng thông qua bảng hỏi đối với 120 DN thương mại, thu về 98 phiếu hợp lệ, tập trung vào các nội dung liên quan đến kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền tại các DN. Kết quả khảo sát được sử dụng để bổ trợ cho phân tích định tính, qua đó phản ánh khách quan thực trạng kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền tại các DN thương mại trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Tổng quan về các doanh nghiệp thương mại tại tỉnh Thanh Hóa

Các DN thương mại trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực phân phối hàng hóa tiêu dùng và hàng thương mại dịch vụ. Đây là nhóm DN có vai trò quan trọng trong việc kết nối sản xuất với tiêu dùng, góp phần thúc đẩy lưu thông hàng hóa và phát triển thị trường nội địa của Tỉnh. Các doanh nghiệp nghiên cứu được thành lập chủ yếu trong giai đoạn 2010-2022, trong đó phần lớn là Công ty TNHH và DN tư nhân có quy mô nhỏ và vừa; thời gian hoạt động từ 5-12 năm.

Bảng 1: Tổng hợp mẫu nghiên cứu các doanh nghiệp thương mại tại tỉnh Thanh Hóa

Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ khảo sát

Các DN thương mại chủ yếu kinh doanh hàng tiêu dùng nhanh và hàng hóa thiết yếu, bao gồm: thực phẩm, đồ uống, gia vị và sản phẩm chăm sóc gia đình, cá nhân; một số DN mở rộng sang hàng điện gia dụng nhỏ và sản phẩm đặc thù địa phương. Theo khảo sát năm 2025, hàng tiêu dùng nhanh chiếm khoảng 65-75% tổng doanh thu, phản ánh đặc điểm tiêu dùng và nhu cầu thị trường trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa.

Về phương thức bán hàng: Các DN chủ yếu áp dụng đồng thời 2 phương thức bán hàng:

- Kênh bán hàng trực tiếp (kênh ON): giao hàng trực tiếp đến các đơn vị tiêu dùng tại chỗ như nhà hàng, khách sạn, quán ăn, căng tin trường học, quán cà phê… Kênh này chiếm tỷ trọng ngày càng tăng trong tổng doanh thu, đặc biệt tại khu vực trung tâm.

- Kênh bán hàng gián tiếp (kênh OFF): phân phối thông qua các đại lý, cửa hàng tạp hóa, hộ kinh doanh và siêu thị mini. Đây vẫn là kênh chủ đạo đối với phần lớn DN thương mại, nhất là tại khu vực nông thôn và vùng ven đô.

Chu trình bán hàng và thu tiền: Chu trình bán hàng - thu tiền tại các DN thương mại nhìn chung được tổ chức theo các bước cơ bản: Tiếp nhận đơn hàng → Duyệt đơn → Lập lệnh bán hàng → Giao hàng → Lập hóa đơn → Theo dõi công nợ → Thu tiền → Ghi sổ kế toán. Chu trình này tương đối thống nhất giữa các DN, tuy nhiên mức độ ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hóa kế toán còn khác nhau, chủ yếu phụ thuộc vào quy mô và năng lực quản lý của từng DN.

Thực trạng kiểm soát chu trình bán hàng - thu tiền tại các doanh nghiệp thương mại trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa

Xác định mục tiêu kiểm soát

Kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại DN được thiết lập nhằm bảo đảm giao dịch minh bạch, đúng quy trình, hạn chế rủi ro tài chính, bảo vệ tài sản và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Để đạt mục tiêu này, các DN đã xây dựng các mục tiêu kiểm soát theo từng giai đoạn của chu trình bán hàng - thu tiền, trong đó mục tiêu chính gồm:

Nhận và xử lý đơn hàng: đảm bảo tính chính xác của thông tin đơn hàng (khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá), ngăn ngừa gian lận và sai sót, đồng thời xác nhận năng lực cung ứng của công ty.

Xét duyệt bán chịu: quyết định bán chịu phải được phê duyệt bởi kế toán công nợ và Giám đốc nhằm tránh rủi ro tín dụng.

Lập lệnh bán hàng: thực hiện theo quy định pháp luật và tuân thủ quy trình kiểm saost nội bộ cũng như yêu cầu xử lý đơn trên phần mềm bán hàng Siebel.

Xuất kho và giao hàng: kiểm soát số lượng - chất lượng - tiến độ giao hàng; xác nhận chứng từ liên quan (phiếu xuất, biên nhận) và theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng.

Lập hóa đơn bán hàng: đảm bảo hóa đơn chính xác, phát hành đúng hạn và ghi nhận các khoản chiết khấu, điều chỉnh đúng quy định.

Theo dõi công nợ phải thu: theo dõi chính xác, đầy đủ các khoản phải thu và thực hiện trích lập dự phòng đúng, kịp thời.

Thu tiền: thu đúng hạn, đúng số tiền; kiểm soát phương thức thu tiền hợp pháp và đối chiếu - ghi nhận đầy đủ vào hệ thống để tránh thất thoát.

Ghi sổ kế toán: theo dõi chặt chẽ nợ quá hạn và áp dụng biện pháp thu hồi phù hợp như nhắc nợ, đàm phán hoặc xử lý pháp lý khi cần.

Cách tổ chức này giúp bảo đảm mục tiêu kiểm soát được thực hiện rõ ràng, giảm thiểu rủi ro và phù hợp với đặc thù hoạt động của các DN, qua đó tạo sự thống nhất và minh bạch trong toàn bộ chu trình bán hàng - thu tiền.

Đánh giá rủi ro

Qua khảo sát thực tế tại các DN giai đoạn 2023-2025, mặc dù chu trình bán hàng và thu tiền đã được thiết lập tương đối rõ ràng, song việc thực thi và kiểm soát ở từng khâu vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế, tiềm ẩn rủi ro đáng kể cả về kế toán, tài chính và pháp lý.

Bảng 2: Các rủi ro và tần suất xuất hiện trong chu trình bán hàng và thu tiền