Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Việt Nam: Tiếp cận theo mô hình COSO

Phạm Thu Hương

Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Công nghiệp

Email: [email protected]

Tóm tắt

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế sâu rộng, các doanh nghiệp Việt Nam đối mặt với nhiều rủi ro tài chính và rủi ro hoạt động đòi hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế và vận hành hiệu quả. Dựa trên khung COSO (2013), nghiên cứu này đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp Việt Nam thông qua 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin - truyền thông và Giám sát. Kết quả cho thấy, hệ thống kiểm soát nội bộ còn tồn tại nhiều hạn chế, như: văn hóa kiểm soát chưa mạnh, đánh giá rủi ro mang tính hình thức, hoạt động kiểm soát thiếu cập nhật, hệ thống thông tin phân tán và giám sát chưa độc lập. Từ đó, nghiên cứu đề xuất các nhóm giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ theo hướng chuẩn hóa, tăng cường công nghệ và nâng cao năng lực quản trị, góp phần đảm bảo minh bạch tài chính và phát triển bền vững doanh nghiệp.

Từ khoá: Kiểm soát nội bộ, COSO, đánh giá rủi ro, quản trị doanh nghiệp, minh bạch tài chính

Summary

In the context of deep economic integration, Vietnamese enterprises face various financial and operational risks that require an effectively designed and operated internal control system. Based on the COSO (2013) framework, this study assesses the current state of internal control in Vietnamese enterprises through five components: Control environment, Risk assessment, Control activities, Information and communication, and Monitoring. The findings reveal several limitations in the internal control system, including a weak control culture, formalistic risk assessment, outdated control activities, fragmented information systems, and insufficiently independent monitoring. Accordingly, the study proposes a range of solutions aimed at enhancing the internal control system through standardization, technological advancements, and strengthened managerial capacity, thereby contributing to financial transparency and sustainable business development.

Keywords: Internal control, COSO, risk assessment, corporate governance, financial transparency

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang hội nhập ngày càng sâu rộng, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro tài chính phát sinh từ biến động thị trường, thay đổi chính sách kinh tế - pháp luật, gia tăng cạnh tranh và sự phức tạp trong hoạt động sản xuất - kinh doanh. Nếu các rủi ro này không được nhận diện và kiểm soát hiệu quả, chúng có thể dẫn tới thất thoát tài sản, sai lệch thông tin kế toán, suy giảm năng lực quản trị và ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính bền vững của doanh nghiệp.

Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đóng vai trò như công cụ cốt lõi hỗ trợ doanh nghiệp phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro tài chính và rủi ro hoạt động. Một hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành hiệu quả không chỉ đảm bảo độ tin cậy của thông tin tài chính, mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị, tuân thủ pháp luật và củng cố uy tín doanh nghiệp. Tuy vậy, tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa chú trọng đầy đủ đến công tác KSNB, khiến hoạt động kiểm soát rủi ro thiếu đồng bộ, dẫn đến những sai sót và gian lận khó phát hiện.

Trong bối cảnh đó, việc đánh giá thực trạng tổ chức và vận hành hệ thống KSNB theo mô hình COSO trở thành yêu cầu cấp thiết. Nghiên cứu này tập trung phân tích thực trạng KSNB trong các doanh nghiệp Việt Nam dựa trên 5 yếu tố trụ cột: (1) Môi trường kiểm soát, (2) Đánh giá rủi ro, (3) Hoạt động kiểm soát, (4) Thông tin - truyền thông, và (5) Giám sát; từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao năng lực quản trị tài chính và tính minh bạch trong hoạt động doanh nghiệp, phù hợp với xu hướng hội nhập quốc tế và chuẩn mực COSO (2013).

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI DOANH NGHIỆP

Hệ thống KSNB là một bộ phận quan trọng trong cơ cấu quản trị của doanh nghiệp, được thiết lập nhằm đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu về hiệu quả hoạt động, độ tin cậy của thông tin tài chính và sự tuân thủ pháp luật. Theo Ủy ban các Tổ chức Tài trợ của Ủy ban Treadway (COSO, 2013), KSNB được hiểu là “một quá trình do Ban Giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của tổ chức thực hiện, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý về việc đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ.”

Hệ thống KSNB được cấu thành từ 5 yếu tố cơ bản:

Môi trường kiểm soát: Là nền tảng của toàn bộ hệ thống, thể hiện qua văn hóa đạo đức, triết lý quản lý, cơ cấu tổ chức, phân công quyền hạn - trách nhiệm và năng lực của nhân viên. Một môi trường kiểm soát lành mạnh giúp nâng cao tính trung thực và tuân thủ trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp.

Đánh giá rủi ro: Doanh nghiệp cần thường xuyên nhận diện, phân tích và đánh giá mức độ tác động của các rủi ro có thể cản trở việc đạt được mục tiêu. Hoạt động đánh giá rủi ro phải tính đến sự thay đổi của thị trường, công nghệ, khung pháp lý và các yếu tố môi trường kinh doanh. Việc thực hiện đánh giá rủi ro định kỳ giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó trước các tình huống bất lợi và hỗ trợ quá trình ra quyết định quản trị.

Hoạt động kiểm soát: Đây là những chính sách, quy trình và biện pháp cụ thể được thiết lập nhằm giảm thiểu và quản lý rủi ro. Các hoạt động kiểm soát phổ biến bao gồm: phân tách nhiệm vụ, phê duyệt giao dịch, kiểm tra – đối chiếu, giới hạn truy cập hệ thống thông tin, kiểm kê định kỳ tài sản và giám sát hoạt động của nhân viên. Việc thiết kế hoạt động kiểm soát phù hợp với đặc thù của từng doanh nghiệp giúp nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả trong quản trị.

Thông tin và truyền thông: Một hệ thống KSNB hiệu quả đòi hỏi phải có kênh truyền thông thông suốt, đảm bảo thông tin quan trọng được thu thập, xử lý và truyền đạt kịp thời đến người có trách nhiệm. Không chỉ bao gồm thông tin tài chính mà cả thông tin phi tài chính liên quan đến hoạt động, rủi ro và tuân thủ. Truyền thông hai chiều – từ lãnh đạo đến nhân viên và ngược lại – giúp KSNB được thực thi đầy đủ và đúng mục tiêu.

Giám sát: Giám sát là hoạt động nhằm đánh giá mức độ vận hành của hệ thống KSNB, bao gồm giám sát thường xuyên (tích hợp trong quy trình hằng ngày) và giám sát định kỳ (thông qua kiểm toán nội bộ hoặc đánh giá độc lập). Hoạt động giám sát giúp phát hiện sớm các điểm yếu, sai sót trong hệ thống để từ đó kịp thời điều chỉnh, hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát.

Trong bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam ngày càng mở rộng quy mô và hội nhập quốc tế, hệ thống KSNB không chỉ giúp phòng ngừa và phát hiện rủi ro tài chính (như: gian lận, thất thoát tài sản, sai sót kế toán, vi phạm nghĩa vụ thuế), mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp và củng cố niềm tin của nhà đầu tư, cổ đông.

THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

Trong những năm gần đây, hệ thống KSNB ngày càng được các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm hơn, nhằm đáp ứng yêu cầu minh bạch tài chính, quản trị rủi ro và tuân thủ pháp luật. Tuy nhiên, mức độ triển khai giữa các doanh nghiệp vẫn còn chênh lệch và tồn tại nhiều hạn chế về cấu trúc, nhận thức và nguồn lực. Để phản ánh rõ thực trạng này, việc đánh giá dựa trên khung lý thuyết COSO - gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin - truyền thông và Giám sát - là cần thiết, nhằm xem xét một cách toàn diện mức độ vận hành của hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp Việt Nam. Dưới đây là phân tích chi tiết theo từng yếu tố.

Môi trường kiểm soát: Nhiều doanh nghiệp đã xây dựng quy chế quản trị, phân công trách nhiệm và ban hành bộ quy tắc đạo đức nghề nghiệp. Tuy nhiên, tại không ít doanh nghiệp, văn hóa kiểm soát vẫn chưa được đề cao, việc phân công quyền hạn còn chồng chéo, năng lực nhân viên không đồng đều và thiếu cơ chế khuyến khích tuân thủ. Một số doanh nghiệp còn xem nhẹ vai trò của Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát trong giám sát hoạt động tài chính (Nguyễn Thị Lê Hà (2018).

Đánh giá rủi ro: Hoạt động đánh giá rủi ro ở nhiều doanh nghiệp chưa được chuẩn hóa và thường mang tính hình thức. Việc nhận diện rủi ro chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của nhà quản lý, chưa có phương pháp đánh giá định lượng, chưa phân loại rủi ro theo mức độ ảnh hưởng và tần suất xảy ra. Đặc biệt, rủi ro tài chính - như: gian lận doanh thu, chi phí hoặc quản lý tiền mặt - chưa được đánh giá đầy đủ (Lê Thị Mến, 2022).

Hoạt động kiểm soát: Một số doanh nghiệp đã áp dụng quy trình phê duyệt đa cấp, phân tách nhiệm vụ và kiểm tra chéo nhằm hạn chế gian lận. Tuy vậy, hoạt động kiểm soát vẫn còn nhiều bất cập: quy trình kiểm soát không được cập nhật thường xuyên, thiếu hướng dẫn chi tiết, phụ thuộc nhiều vào yếu tố con người. Nhiều hoạt động kiểm soát vẫn thực hiện thủ công, thiếu công nghệ hỗ trợ, dẫn đến rủi ro sai sót và khó truy vết khi có sự cố (Lê Thị Mến, 2022).

Thông tin và truyền thông: Hệ thống thông tin kế toán - tài chính tại nhiều doanh nghiệp còn phân tán, khó liên thông giữa các bộ phận. Thông tin về rủi ro và kiểm soát chưa được truyền đạt hiệu quả, dẫn đến nhân viên khó nắm bắt kịp thời các thay đổi trong quy trình. Việc truyền thông hai chiều còn hạn chế, đặc biệt giữa cấp quản lý và nhân viên thực thi.

Giám sát: Hoạt động giám sát thường xuyên chưa được thực hiện đầy đủ; nhiều doanh nghiệp chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc nếu có thì hoạt động chưa thực sự độc lập. Việc đánh giá định kỳ hệ thống KSNB ít được ưu tiên, dẫn đến các điểm yếu kéo dài nhiều năm không được khắc phục. Cơ chế giám sát hiện nay còn thiếu công cụ đo lường và báo cáo kịp thời.

GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM

Để nâng cao hiệu quả của hệ thống KSNB, giúp doanh nghiệp phát hiện và ngăn chặn kịp thời các rủi ro tài chính, cần triển khai các nhóm giải pháp đồng bộ trên các phương diện.

Hoàn thiện môi trường kiểm soát: Việc hoàn thiện môi trường kiểm soát cần được bắt đầu từ xây dựng văn hóa tuân thủ và liêm chính trong toàn doanh nghiệp. Các giá trị đạo đức, chuẩn mực ứng xử và nguyên tắc minh bạch phải được lồng ghép vào quy chế quản trị, cũng như các quy định nội bộ, giúp hình thành nền tảng vững chắc cho hệ thống KSNB. Bên cạnh đó, vai trò giám sát của Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát cần được tăng cường thông qua việc nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo sự độc lập và khách quan trong kiểm tra, đánh giá. Doanh nghiệp cũng cần rà soát, chuẩn hóa và phân định rõ quyền hạn - trách nhiệm giữa các vị trí để tránh chồng chéo, hạn chế rủi ro gian lận và nâng cao trách nhiệm giải trình của từng bộ phận.

Nâng cao chất lượng đánh giá rủi ro: Để nâng cao chất lượng đánh giá rủi ro, doanh nghiệp cần xây dựng và triển khai quy trình đánh giá rủi ro theo chuẩn COSO, kết hợp đồng thời phương pháp định lượng và định tính nhằm đảm bảo tính toàn diện. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu về rủi ro tài chính và thường xuyên cập nhật các tình huống rủi ro mới sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác phòng ngừa. Đồng thời, hoạt động đánh giá rủi ro cần được tích hợp vào các quy trình kinh doanh then chốt để kịp thời nhận diện, phân tích và xử lý các nguy cơ có thể ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động.

Tăng cường hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát cần được tăng cường bằng cách rà soát và cập nhật hệ thống kiểm soát cho từng quy trình cụ thể như: mua hàng, bán hàng, quản lý tồn kho, đầu tư và tài chính. Việc ứng dụng công nghệ, bao gồm hệ thống ERP và các nền tảng phê duyệt điện tử, sẽ hỗ trợ tự động hóa các bước kiểm soát, giảm thiểu sai sót do con người và nâng cao khả năng truy vết. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thực hiện phân tách nhiệm vụ, đảm bảo không để một cá nhân nắm toàn bộ quy trình từ phê duyệt đến thực thi; đồng thời tăng cường hoạt động kiểm tra độc lập để hạn chế gian lận và nâng cao tính khách quan trong kiểm soát.

Hoàn thiện hệ thống thông tin - truyền thông: Việc hoàn thiện hệ thống thông tin và truyền thông là yếu tố quan trọng đảm bảo dữ liệu được xử lý chính xác, đầy đủ và kịp thời. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống thông tin tích hợp nhằm đảm bảo dữ liệu tập trung và đồng bộ giữa các bộ phận, qua đó hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả. Bên cạnh đó, cơ chế truyền thông 2 chiều về rủi ro cần được phát triển, nhằm tạo điều kiện cho nhân viên trao đổi thông tin và phản hồi kịp thời các tình huống bất thường. Doanh nghiệp cũng nên ban hành tài liệu hướng dẫn chi tiết về quy trình kiểm soát để nhân viên ở mọi vị trí hiểu rõ và áp dụng thống nhất.

Tăng cường giám sát và kiểm toán nội bộ: Giám sát và kiểm toán nội bộ cần được củng cố bằng việc thành lập hoặc nâng cao năng lực của bộ phận kiểm toán nội bộ theo hướng hoạt động độc lập và chuyên nghiệp. Doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp giám sát liên tục (continuous auditing) dựa trên công nghệ và phân tích dữ liệu nhằm phát hiện sớm sai sót hoặc dấu hiệu rủi ro. Đồng thời, cơ chế kiểm tra định kỳ phải được thiết lập để đánh giá sự phù hợp và hiệu quả của hệ thống KSNB, từ đó kịp thời đưa ra các biện pháp cải thiện.

KẾT LUẬN

Hệ thống KSNB giữ vai trò cốt lõi trong việc đảm bảo tính trung thực của thông tin tài chính, hỗ trợ quản trị rủi ro và thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Dựa trên khung COSO (2013), nghiên cứu cho thấy, KSNB tại các doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn nhiều hạn chế ở cả 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin - truyền thông và Giám sát. Trong thời gian tới, doanh nghiệp cần triển khai đồng bộ các giải pháp hoàn thiện KSNB theo hướng chuyên nghiệp hóa, chuẩn hóa và ứng dụng mạnh mẽ công nghệ. Điều này không chỉ giúp tăng cường năng lực kiểm soát rủi ro tài chính, mà còn nâng cao tính minh bạch, cải thiện hiệu quả hoạt động và đáp ứng yêu cầu hội nhập kinh tế quốc tế.

Tài liệu tham khảo:

1. COSO (2013). Internal Control - Integrated Framework, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.

2. Lê Thị Mến (2022). Thực trạng kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp nhỏ và vừa nhóm ngành sản suất tại Thành phố Hồ Chí Minh. Tạp chí Nghiên cứu Tài chính - Marketing, 13(4), 113-126. https://doi.org/10.52932/jfm.vi70.322.

3. Nguyễn Thị Lê Hà (2018). Hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp nhỏ và vừa tại tỉnh Thái Nguyên. https://ojs.tapchicongthuong.vn/vi/ojs-post/he-thong-kiem-soat-noi-bo-cua-doanh-nghiep-nho-va-vua-tai-tinh-thai-nguyen-53706.htm?.

4. Nguyễn Thị Thu Hằng (2022). Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp Việt Nam theo hướng tiếp cận COSO. Tạp chí Kế toán & Kiểm toán, 8(226), 35-40.