Kế toán số trong doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam

ThS. Nguyễn Quỳnh Châm

Trường Đại học Tài nguyên và Môi trường Hà Nội

Tóm tắt

Số hóa không chỉ là sự đổi mới công nghệ mà còn bao hàm cách thức mà các doanh nghiệp thực hiện quản lý quy trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị. Không chỉ các doanh nghiệp quy mô lớn mà cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều rất quan tâm đến kế toán số. Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, tài chính, cũng như tư duy công nghệ số để thực hiện số hóa công việc kế toán. Triển khai kế toán số là một quy trình phức tạp, bản chất nghiệp vụ kế toán tại doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động như thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính.

Từ khóa: Kế toán, kế toán số, doanh nghiệp nhỏ và vừa

Summary

Digitalization is not merely a technological innovation but also encompasses the way enterprises manage their business and production processes. Not only large corporations but also small and medium-sized enterprises (SMEs) have shown great interest in digital accounting. However, many SMEs lack the necessary infrastructure, human resources, financial capacity, and digital mindset to effectively implement accounting digitalization. The adoption of digital accounting is a complex process, as accounting activities in enterprises fundamentally involve the collection, processing, verification, analysis, and provision of economic and financial information.

Keywords: Accounting, digital accounting, small and medium-sized enterprises (SMEs)

ĐẶT VẤN ĐỀ

Doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) đang ngày càng lớn mạnh và chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong phát triển kinh tế của Việt Nam. Theo số liệu do Cục Thống kê (Bộ Tài chính) công bố từ kết quả chính thức Tổng điều tra kinh tế năm 2024, giai đoạn 2020-2022, số lượng DNNVV tăng nhanh nhất, chiếm 98,1%, trong khi đó, doanh nghiệp lớn chỉ chiếm tỷ lệ khiêm tốn với 1,9%. Tuy nhiên, DNNVV đang phải đối mặt với một số thách thức từ cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0 (CMCN 4.0). Theo kết quả khảo sát 2.000 doanh nghiệp thuộc Hiệp hội DNNVV Hà Nội cho thấy, có đến 79% doanh nghiệp cho biết chưa chuẩn bị cho cuộc CMCN 4.0; 55% doanh nghiệp hiện mới đang bắt đầu tìm hiểu nghiên cứu; 19% doanh nghiệp đã xây dựng kế hoạch và chỉ có 12% doanh nghiệp đang triển khai các biện pháp ứng phó.

Trong bối cảnh cuộc CMCN 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ, công nghệ thông tin đã trở thành một yếu tố không thể tách rời đối với mọi doanh nghiệp. Việc không bắt kịp sự phát triển của các công nghệ mới có thể khiến các doanh nghiệp dần bị loại khỏi thị trường. Giống như nhiều lĩnh vực kinh doanh khác, kế toán và kiểm toán có thể hưởng lợi đáng kể từ quá trình số hóa trong việc tổ chức, xử lý và phân tích dữ liệu tài chính. Ứng dụng kế toán số (KTS) không chỉ giúp nâng cao năng suất lao động mà còn tối ưu hóa chi phí và thời gian hoạt động.

Với lý do trên, nghiên cứu thực hiện phân tích những cơ hội cần nắm bắt cũng như những thách thức phải giải quyết nhằm áp dụng tối ưu cho công tác KTS được hiệu quả, minh bạch và trách nhiệm.

TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU

Theo Quattrone (2016), KTS là quá trình số hóa và tự động hóa các quy trình kế toán dựa trên các công nghệ hiện đại. Việc vận dụng KTS sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp như thời gian phê duyệt các hoạt động, khóa sổ, lập báo cáo được rút ngắn hơn; phạm vi hoạt động rộng và thời gian cung cấp các dịch vụ nhanh hơn; giảm tỷ lệ sai sót trong các hoạt động; tiết kiệm chi phí thuê nhân viên kế toán, chi phí lưu trữ hồ sơ; nâng cao hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán và đồng thời nâng cao tính bảo mật thông tin (Deshmukh, 2006).

Các công việc mang tính thủ công, lặp lại và tốn nhiều thời gian để thực hiện trong kế toán sẽ dần được tự động hóa, cho phép kế toán viên tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị gia tăng cao hơn. Trong tương lai, họ sẽ đóng vai trò như những chuyên gia tư vấn chiến lược tài chính – kinh doanh, với phạm vi chuyên môn sâu rộng hơn (Forbes, 2018). Điều này đặc biệt quan trọng bởi kế toán luôn là một bộ phận cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp đến sự bền vững và thành công của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc nâng cao tính minh bạch của doanh nghiệp và thị trường tài chính phụ thuộc đáng kể vào khả năng công bố thông tin qua môi trường điện tử (Bonson & Escobar, 2006). Trong đó, KTS giữ vai trò trung tâm để cải thiện chất lượng báo cáo tài chính, nâng cao tính hữu ích của thông tin kế toán và hỗ trợ ra quyết định chiến lược hiệu quả hơn (Phornlaphatrachakorn & Na Kalasindhu, 2021). Sự phát triển của công nghệ thông tin giúp nhiều nghiệp vụ kế toán, như: quản lý chi phí, xử lý công nợ hay hóa đơn… được tự động hóa, qua đó thay đổi đáng kể bản chất công việc kế toán trong doanh nghiệp.

Quá trình số hóa hoạt động kế toán được thúc đẩy bởi các công nghệ kỹ thuật số tiên tiến. Các nghiên cứu gần đây cho thấy những xu hướng chủ đạo trong lĩnh vực này bao gồm: tích hợp kế toán vào môi trường kỹ thuật số, khai thác dữ liệu lớn (Big Data) và chuyển đổi sang mô hình báo cáo trực tuyến (Ageeva et al., 2021). Việc tự động hóa các quy trình kế toán giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, cho phép các chuyên gia tập trung vào việc mang lại giá trị chiến lược cho khách hàng, đồng thời tiết kiệm chi phí và thời gian (Fernandez & Aman, 2018). Hơn nữa, triển khai KTS giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu sai sót, cung cấp dữ liệu chính xác về hiệu suất hoạt động, đồng thời nâng cao chất lượng báo cáo và hiệu quả ra quyết định (Zakaria, 2021).

Theo Kruskopf và cộng sự (2020), các nhiệm vụ trong kế toán tài chính và kế toán quản trị đang dần chịu ảnh hưởng sâu sắc từ quá trình chuyển đổi số. Do đó, để thích ứng với bối cảnh này, đội ngũ kế toán cần không ngừng trau dồi và cập nhật kỹ năng mới (Daugherty & Wilson, 2018).

Trong bối cảnh ứng dụng chuyển đổi số, ngành kế toán trên thế giới và cả Việt Nam được khái quát lại thông qua 5 công nghệ trụ cột: (1) Công nghệ IoT: giúp quy trình kế toán được thực hiện theo thời gian thực, giúp dữ liệu kế toán được kết nối với nhau đảm bảo sự chính xác tuyệt đối; (2) Trí tuệ nhân tạo (AI): giúp giảm bớt công việc của người làm kế toán, tài chính. Nhiều giao dịch cơ bản, kỹ thuật nghiệp vụ diễn ra thường xuyên liên tục đã được trí tuệ nhân tạo xử lý giúp con người nhằm rút ngắn thời gian và nâng cao năng suất nghề nghiệp; (3) Dữ liệu lớn (Big data): giúp sản phẩm của công tác kế toán, kiểm toán, tài chính được nâng cao chất lượng hơn nhiều so trước đây. Các báo cáo tài chính, dữ liệu tài chính được tổng hợp, phân tích một cách khách quan hơn, cung cấp được nhiều thông tin đa chiều có giá trị hơn cho việc ra các quyết định của các chủ thể liên quan; (4) Điện toán đám mây (Cloud computing): giúp công việc kế toán, kiểm toán, quản trị tài chính có thể thực hiện ở mọi nơi. Vấn đề tổ chức kế toán, kiểm toán, quản trị tài chính trong doanh nghiệp trở lên linh hoạt hơn; (5) Công nghệ chuỗi khối (Blockchain): giúp công tác kế toán, kiểm toán của doanh nghiệp với các đối tác, bạn hàng, nhà đầu tư được nhanh chóng và bảo mật hơn. Chuyển đổi số tác động đến quy trình, phương pháp, chức năng của hoạt động kế toán, kiểm toán để phù hợp Báo cáo tài chính quốc tế IFRS.

Từ những phân tích trên có thể khẳng định rằng, việc áp dụng KTS trong các doanh nghiệp Việt Nam là hết sức cần thiết và mang tính tất yếu nếu muốn đạt được sự phát triển bền vững trong kỷ nguyên số hiện nay.

THỰC TRẠNG PHÁT TRIỂN KẾ TOÁN SỐ TẠI DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TẠI VIỆT NAM

Chính sách thúc đẩy kế toán số

Chính phủ ban hành Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 đã chính thức khởi động tiến trình chuyển đổi số hướng đến nền quản trị thông minh, nền kinh tế số và xã hội số. Sự chuyển mình này tác động trực tiếp đến mọi lĩnh vực, trong đó có lĩnh vực kế toán, một bộ phận giữ vai trò then chốt trong hoạt động quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Cùng với đó, Chiến lược kế toán - kiểm toán đến năm 2030 được ban hành theo Quyết định số 633/QĐ-TTg ngày 23/5/2022 của Thủ tướng Chính phủ đã nhấn mạnh mục tiêu thúc đẩy chuyển đổi số trong ngành. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp với quá trình chuyển đổi số trong việc xây dựng khung khổ pháp lý và tổ chức triển khai thực hiện tại các đơn vị; xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ hoạt động của các đơn vị và hoạt động quản lý, giám sát kế toán - kiểm toán.

Bên cạnh đó, Luật Kế toán sửa đổi, bổ sung năm 2015 cũng đã đề cập đến việc ứng dụng công nghệ trong công tác kế toán, bao gồm quy định về chứng từ điện tử, chữ ký số, việc xác lập – lưu trữ chứng từ, mở – ghi – khóa sổ kế toán. Những quy định này đặt ra yêu cầu cấp thiết về việc ứng dụng các hệ thống công nghệ thông tin hiện đại nhằm nâng cao hiệu quả, tính chính xác và minh bạch của hoạt động kế toán.

Ứng dụng công nghệ số trong lĩnh vực kế toán

Thực tế hiện nay cho thấy, nhận thức và mức độ ứng dụng công nghệ số trong kế toán tại Việt Nam đã có bước tiến đáng kể, cả ở doanh nghiệp lẫn trong hệ thống đào tạo nhân lực kế toán. Theo nghiên cứu của Nguyễn Phước Bảo Ấn và cộng sự (2021), phần lớn người làm kế toán có hiểu biết khá rõ về phần mềm kế toán (mức độ 4/5). Tuy nhiên, mức độ nhận biết về các công nghệ tiên tiến như Blockchain, lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) vẫn còn hạn chế (mức độ 3/5), cho thấy vẫn tồn tại một bộ phận không nhỏ kế toán viên chưa tiếp cận các công nghệ mới.

Các công nghệ hiện đại hơn như ERP đám mây, tự động hóa quy trình bằng máy tính (RPA), công cụ nhận diện thông minh (IDV), xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) và thị giác máy tính (Computer Vision) hầu như chưa được biết đến rộng rãi. Nghiên cứu này cũng cho thấy chỉ khoảng 58% doanh nghiệp sử dụng thành thạo phần mềm kế toán, trong đó 26,8% dùng phần mềm hóa đơn điện tử (E-Invoice, MISA meInvoice), và chỉ 10,5% sử dụng hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán đám mây.

Nhìn chung, các công nghệ được áp dụng phổ biến hiện nay chủ yếu bao gồm: phần mềm kế toán, chữ ký số và nộp báo cáo trực tuyến, hóa đơn điện tử, thanh toán trực tuyến và lưu trữ dữ liệu kế toán trực tuyến.

Đào tạo nhân lực kế toán số

Hiện nay, Việt Nam có khoảng 300 cơ sở đào tạo kế toán, trong đó nội dung chương trình giảng dạy đã có sự điều chỉnh nhất định để phù hợp với yêu cầu chuyển đổi số. Hầu hết các chương trình đều tích hợp các học phần như hệ thống thông tin kế toán, kế toán máy, và phần mềm kế toán. Một số trường đại học lớn đã tích cực đổi mới chương trình đào tạo theo chuẩn mực quốc tế, đồng thời hợp tác với các tổ chức nghề nghiệp uy tín như Hiệp hội Kế toán Công chứng Anh Quốc (ACCA) và Viện Kế toán Công chứng Anh và xứ Wales (ICAEW) nhằm nâng cao chất lượng nhân lực kế toán – kiểm toán.

Tuy nhiên, nhiều cơ sở đào tạo vẫn đối mặt với hạn chế về cơ sở vật chất, thiếu phòng thực hành kế toán, thiếu thư viện và cơ sở dữ liệu hiện đại, khiến hoạt động nghiên cứu và giảng dạy gặp nhiều khó khăn, khó theo kịp sự phát triển nhanh chóng của công nghệ. Chương trình đào tạo kế toán vẫn còn khoảng cách so với tốc độ phát triển nhanh chóng của công nghệ.

KHUYẾN NGHỊ GIẢI PHÁP

Để các doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể triển khai hiệu quả các tiến bộ của cuộc CMCN 4.0, đặc biệt là trong việc ứng dụng KTS vào công tác tổ chức kế toán, cần có sự phối hợp đồng bộ giữa nhiều nhóm giải pháp, cụ thể:

Về môi trường chính sách

Một hành lang pháp lý đầy đủ, minh bạch và cập nhật là điều kiện tiên quyết để tạo nền tảng cho việc triển khai KTS trong các DNNVV. Cụ thể, cần tập trung vào các nội dung sau: Xây dựng và hoàn thiện khung pháp lý về xác thực và chứng thực số cho mọi giao dịch điện tử trong môi trường mạng, nhằm đảm bảo tính pháp lý và an toàn cho quá trình triển khai KTS. Ban hành quy định thống nhất về ứng dụng công nghệ kỹ thuật số trong hoạt động kế toán – kiểm toán, tạo môi trường cạnh tranh công bằng, lành mạnh giữa các doanh nghiệp trong nền kinh tế số. Hoàn thiện quy định về quản lý, khai thác và chia sẻ dữ liệu, bao gồm việc lưu trữ, bảo mật, thời gian và hình thức lưu trữ dữ liệu kế toán điện tử. Điều này giúp giảm rủi ro rò rỉ thông tin, đồng thời bảo đảm quyền sở hữu và quyền truy cập dữ liệu của doanh nghiệp.

Về công nghệ thông tin

Việc đầu tư và quản trị hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) là yếu tố trọng tâm trong lộ trình chuyển đổi số kế toán. Các giải pháp cụ thể bao gồm: Đầu tư và nâng cấp hạ tầng CNTT hiện đại, bao gồm hệ thống máy chủ, phần mềm quản lý tài chính – kế toán, và nền tảng lưu trữ đám mây, nhằm hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động KTS. Tăng cường bảo mật dữ liệu kế toán, bằng cách đầu tư các công cụ, thiết bị và giải pháp an ninh mạng tiên tiến để phòng chống tấn công, xâm nhập hoặc thất thoát dữ liệu. Đẩy mạnh đào tạo nguồn nhân lực CNTT trong doanh nghiệp, đặc biệt là đội ngũ kế toán, giúp họ có đủ năng lực vận hành, giám sát và khai thác hiệu quả các hệ thống KTS. Xây dựng chính sách phát triển nhân lực dài hạn, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân tài công nghệ, để đảm bảo sự ổn định trong quá trình chuyển đổi số.

Về phát triển đội ngũ kế toán viên

Con người là yếu tố quyết định sự thành công của chuyển đổi số. Vì vậy, các nhà quản lý trong DNNVV cần có tư duy đổi mới và nâng cao năng lực lãnh đạo phù hợp với kỷ nguyên số: Thay đổi tư duy quản trị, chuyển từ quản lý các công việc mang tính thủ công, lặp lại sang quản lý thông tin, dữ liệu và hệ thống phân tích tích hợp. Nâng cao nhận thức và hiểu biết của lãnh đạo doanh nghiệp về KTS, giúp họ đưa ra quyết định đầu tư và chiến lược phù hợp. Khi nhà quản lý hiểu rõ lợi ích và thách thức của việc triển khai KTS, họ sẽ có khả năng định hướng và điều phối quá trình chuyển đổi hiệu quả hơn. Lập kế hoạch nguồn lực theo từng giai đoạn của lộ trình chuyển đổi số, bao gồm nhân lực, tài chính và hạ tầng công nghệ. Nhà quản lý cần bảo đảm rằng tổ chức có đủ năng lực về kỹ thuật, tài chính và nhân sự để đáp ứng yêu cầu triển khai. Thúc đẩy văn hóa đổi mới trong tổ chức, khuyến khích nhân viên tham gia, học hỏi và chủ động ứng dụng các công cụ kỹ thuật số trong công việc kế toán và quản lý tài chính. Tăng cường đào tạo và bồi dưỡng nhân viên, đặc biệt là đội ngũ kế toán, về kỹ năng sử dụng phần mềm kế toán, phân tích dữ liệu, bảo mật thông tin và ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong công việc.

Kế toán viên đóng vai trò trung tâm trong quá trình vận dụng KTS. Do đó, cần chú trọng: Nâng cao nhận thức về tính tất yếu của KTS, coi đây là xu hướng khách quan và là điều kiện cần thiết để bắt kịp với tốc độ phát triển của nền kinh tế khu vực và toàn cầu. Không ngừng học hỏi và trau dồi chuyên môn, kết hợp với việc nâng cao năng lực sử dụng công nghệ thông tin, khai thác dữ liệu và vận hành các phần mềm kế toán tiên tiến. Phát triển kỹ năng phân tích và tư duy phản biện, nhằm không chỉ ghi chép – xử lý dữ liệu mà còn tham gia vào việc cung cấp thông tin giá trị cho các quyết định tài chính chiến lược của doanh nghiệp.

Tóm lại, để việc triển khai KTS trong các DNNVV đạt được hiệu quả cao, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa chính phủ, doanh nghiệp và cơ sở đào tạo. Các giải pháp nêu trên nếu được thực hiện đồng bộ sẽ góp phần xây dựng hệ sinh thái KTS bền vững, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh hội nhập và chuyển đổi số toàn cầu.

Tài liệu tham khảo:

1. Ageeva O., Karp M., Sidorov A. (2021). The application of digital technologies in financial reporting and auditing. https://doi.org/10.1007/978-3-030-59126-7_167.

2. Deshmukh (2006). Executive Stock Options: To Expense or Not?. https://doi.org/10.1111/j.1755-053X.2006.tb00132.x

3. Đỗ Thị Hồng Hạnh, Phạm Trọng Nghĩa (2023). Chuyển đổi số trong lĩnh vực kế toán tại Việt Nam, Tạp chí Tài chính, kỳ 2, tháng 7/2023.

4. Lena Broeckaert (2022). Digital Transformation in Japan, Assessing business opportunities for EU SMEs, EU-Japan Center for Industrial Cooperation, February 2022.

5. Lê Thị Kim Thoa, Trần Anh Sơn (2023). Tác động của Blockchain đến hệ thống thông tin kế toán, khả năng ứng dụng trong DN Việt Nam, Tạp chí Công Thương, số 25, tháng 11/2022.

6. Ma Thi Huong (2024). Applying digital technology in financial accounting: International experience and lessons for Vietnam, International Journal of Engineering Technology Research & Management, 8(5), May 2024.

7. Nguyễn Thị Nga, Nguyễn Trọng Nghĩa (2023), Ứng dụng công nghệ tự động hóa quy trình nghiệp vụ kế toán bằng robot tại các doanh nghiệp, Tạp chí Tài chính, kỳ 1, tháng 5/2023.

8. Nguyễn Phước Bảo Ấn, Trần Anh Hoa, Phạm Trà Lam (2021). Định hướng phát triển chuyển đổi số, Book Chapter, 1157-1200.

9. Phạm Thị Hậu (2023). Chuyển đổi số trong lĩnh vực Kế toán - Kiểm toán tại Việt Nam. https://tapchitaichinh.vn/chuyen-doi-so-trong-linh-vuc-ke-toan-kiem-toan-tai-viet-nam.html.

10. Phornlaphatrachakorn, K., Na Kalasindhu, K. (2021). Digital accounting, financial reporting quality and digital transformation: Evidence from Thai listed firms. https://doi.org/10.13106/jafeb.2021.vol8.no8.0409.

11. Quattrone (2016). Management accounting goes digital: Will the move make it wiser?. https://www.sciencedirect.com/science/article/abs/pii/S1044500516000135

12. Thủ tướng Chính phủ (2022). Quyết định số 633/QĐ-TTg, ngày 23/5/2022 về việc phê duyệt Chiến lược Kế toán – kiểm toán đến năm 2030.