Chuyển đổi số trong quản lý tài sản công tại các đơn vị sự nghiệp công lập: Thực trạng và hàm ý chính sách

Nguyễn Thị Hương

Viện Nghiên cứu Châu Âu và Châu Mỹ

Email: [email protected]

Tóm tắt

Nghiên cứu này nhằm phân tích thực trạng chuyển đổi số trong quản lý tài sản công tại đơn vị sự nghiệp công lập, gồm: số hóa và chuẩn hóa dữ liệu, hồ sơ tài sản; ứng dụng hệ thống và nền tảng số trong quản lý tài sản; kết nối, liên thông và chia sẻ dữ liệu; số hóa quy trình quản lý, kiểm kê và báo cáo; khai thác dữ liệu phục vụ giám sát, phân tích và ra quyết định. Trên cơ sở đó, nghiên cứu đề xuất hàm ý chính sách nhằm thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong quản lý tài sản công tại các đơn vị sự nghiệp công lập.

Từ khóa: Chuyển đổi số, tài sản công, quản lý tài sản công, đơn vị sự nghiệp công lập

Abstract

This study aims to analyze the current state of digital transformation in public asset management at public service units, encompassing: data and asset record digitization and standardization; the application of digital systems and platforms in asset management; data connectivity, integration, and sharing; the digitization of management, inventory, and reporting processes; and data utilization for monitoring, analysis, and decision-making. On this basis, the study proposes policy implications to promote the digital transformation process in public asset management within public service units.

Keywords: Digital transformation, public assets, public asset management, public service delivery units

GIỚI THIỆU

Chuyển đổi số (CĐS) đang làm thay đổi phương thức tổ chức và cung cấp dịch vụ của khu vực công. Theo Bộ Thông tin và Truyền thông (2024), đến năm 2024, cả 30/30 bộ, cơ quan ngang bộ và cơ quan thuộc Chính phủ cùng 63/63 tỉnh, thành phố đã ban hành chương trình hoặc kế hoạch CĐS giai đoạn 2021-2025 và kế hoạch hằng năm; 7 cơ sở dữ liệu quốc gia đã được đưa vào vận hành. Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia đã kết nối 103 cơ quan, đơn vị, tổ chức và doanh nghiệp ở cấp trung ương (Bộ Thông tin và Truyền thông, 2024). Quy mô triển khai cho thấy dữ liệu ngày càng quan trọng trong hoạt động quản lý công.

Trong quản lý tài sản công, Bộ Tài chính đưa phần mềm “Nâng cấp cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản công” vào vận hành từ năm 2022, phục vụ cập nhật và quản lý thông tin tài sản trên phạm vi toàn quốc (Bộ Tài chính, 2022). Trong năm 2024, nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia đã kết nối 95 cơ quan, đơn vị và xử lý khoảng 2,5 triệu giao dịch mỗi ngày; 17 bộ và 54 tỉnh đã ban hành danh mục dữ liệu theo quy định (Bộ Thông tin và Truyền thông, 2024). Những kết quả này cho thấy, CĐS trong quản lý công đã có nền tảng để mở rộng sang các nghiệp vụ quản lý tài sản và đạt kết quả tích cực.

Tuy nhiên, CĐS trong quản lý tài sản công tại các đơn vị sự nghiệp công lập vẫn còn một số hạn chế: Dữ liệu tài sản công chưa thực sự đồng bộ, thống nhất giữa các đơn vị; số hóa quy trình quản lý tài sản còn chậm; khả năng kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu giữa các hệ thống còn khó khăn…

Từ thực tế đó, nghiên cứu này tập trung nghiên cứu CĐS trong quản lý tài sản công tại các đơn vị sự nghiệp công lập trong giai đoạn hiện nay, từ đó đề xuất một số hàm ý chính sách phù hợp.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Cơ sở lý thuyết

Chuyển đổi số trong khu vực công

Mergel và cộng sự (2019) tiếp cận CĐS trong khu vực công như một quá trình thay đổi toàn diện phương thức hoạt động của cơ quan công quyền trên cơ sở công nghệ số, nhằm nâng cao hiệu quả và chất lượng cung ứng dịch vụ công, đồng thời tăng cường tính minh bạch, khả năng liên thông về dữ liệu.

Tài sản công và quản lý tài sản công

Theo Điều 3 Luật Quản lý, sử dụng tài sản công (2017): Tài sản công là tài sản thuộc sở hữu toàn dân do Nhà nước đại diện chủ sở hữu và thống nhất quản lý. Như vậy, quản lý tài sản công có thể được hiểu là quá trình Nhà nước và các cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao tài sản thực hiện các hoạt động liên quan đến hình thành, quản lý, sử dụng, khai thác, kiểm kê, theo dõi, bảo quản và xử lý tài sản theo quy định pháp luật.

Khung phân tích

Theo quy định của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công (2017) về việc xây dựng hệ thống thông tin và Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản công, trong đó Nhà nước ưu tiên đầu tư công nghệ, phương tiện hiện đại để nâng cao hiệu quả quản lý tài sản công. Trên cơ sở đó, nghiên cứu phân tích CĐS trong quản lý tài sản công tại các đơn vị sự nghiệp công lập theo 5 nội dung chính sau: (i) Số hóa và chuẩn hóa dữ liệu, hồ sơ tài sản; (ii) Ứng dụng hệ thống và nền tảng số trong quản lý tài sản; (iii) Kết nối, liên thông và chia sẻ dữ liệu; (iv) Số hóa quy trình quản lý, kiểm kê và báo cáo và (v) Khai thác dữ liệu phục vụ giám sát, phân tích và ra quyết định.

Dữ liệu và phương pháp nghiên cứu

Dữ liệu nghiên cứu được thu thập từ các văn bản pháp luật; chủ trương, chiến lược, chính sách về CĐS; báo cáo của cơ quan quản lý nhà nước; báo cáo, số liệu về quản lý và sử dụng tài sản công.

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính thông qua đọc, chọn lọc, mã hóa và phân loại tài liệu theo các chủ đề bám sát mục tiêu nghiên cứu, tập trung nhận diện yêu cầu chính sách, mức độ triển khai, kết quả và những vướng mắc trong CĐS quản lý tài sản công tại các đơn vị sự nghiệp công lập. Nghiên cứu kết hợp phân tích, tổng hợp, so sánh và đối chiếu để xác định thành tựu, hạn chế và đề xuất các hàm ý chính sách thúc đẩy CĐS tại các đơn vị này.

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Số hóa và chuẩn hóa dữ liệu, hồ sơ tài sản

Công tác số hóa dữ liệu tài sản tại các đơn vị sự nghiệp công lập hiện vẫn phân mảnh, khi phần lớn tài sản hình thành từ nhiều thời kỳ được lưu trữ song song giữa hồ sơ giấy và tệp rời rạc. Quá trình hiện đại hóa công tác quản lý tài sản công được thúc đẩy thông qua việc triển khai hệ thống phần mềm và Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản công theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Công văn số 480/BTC-QLCS ngày 13/1/2022, góp phần hỗ trợ cập nhật, quản lý và khai thác thông tin tài sản công thống nhất (Bộ Tài chính, 2022).Tuy nhiên, thiếu khung cấu trúc dữ liệu đồng bộ khiến thông tin nguyên giá hay biến động thường lệch lạc. Nguyên nhân của tình trạng phân mảnh này xuất phát từ việc thiếu các tiêu chuẩn siêu dữ liệu (metadata) thống nhất ngay từ khâu đầu tư ban đầu, dẫn đến việc mỗi đơn vị tự đặt mã tài sản hoặc sử dụng các danh mục đặc thù riêng, gây xung đột khi tích hợp lên hệ thống lớn.

Công tác số hóa, chuẩn hóa dữ liệu tài sản công tại các đơn vị sự nghiệp công lập đặt ra yêu cầu phải hoàn thiện hồ sơ pháp lý, đối chiếu với thực trạng và xác định giá trị tài sản. Quyết định số 213/QĐ-TTg về phê duyệt Đề án tổng kiểm kê tài sản công tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị và tài sản kết cấu hạ tầng do Nhà nước đầu tư, quản lý của Thủ tướng chính phủ được ban hành ngày 1/3/2024 nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng tài sản công. Đề án yêu cầu thực hiện kiểm kê thống nhất trên phạm vi cả nước, đối chiếu số liệu thực tế với sổ kế toán và xác định giá trị đối với tài sản chưa được theo dõi trên sổ kế toán căn cứ vào hồ sơ liên quan (Thủ tướng Chính phủ, 2024). Sự bất cập trong chuẩn hóa dữ liệu làm suy giảm độ tin cậy của thông tin đầu vào, khiến các bước xử lý nghiệp vụ mất nhiều thời gian kiểm tra chéo thủ công.

Ứng dụng hệ thống và nền tảng số trong quản lý tài sản

Việc triển khai các hệ thống phần mềm quản lý tài sản chủ yếu chuyển từ thí điểm sang ứng dụng tập trung để hỗ trợ các khâu đăng ký, mua sắm, điều chuyển và thanh lý. Tuy nhiên, mức độ khai thác thực tế phần lớn vẫn dừng ở nhập liệu báo cáo thay vì tự động hóa toàn bộ vòng đời tài sản. Chẳng hạn, vào tháng 7, tại địa phương, Sở Công Thương Đồng Nai đã yêu cầu Văn phòng Sở và các trung tâm trực thuộc cập nhật tài sản trên phiên bản phần mềm mới,song quá trình này bộc lộ sự lúng túng do đơn vị vẫn phải duy trì phần mềm cũ trong thời gian làm quen Sở Công Thương Đồng Nai (2024) . Sự chuyển đổi này đặt ra thách thức lớn về năng lực hấp thụ công nghệ của đội ngũ nhân sự kiêm nhiệm tại các đơn vị sự nghiệp công lập vốn thiếu hụt vị trí chuyên trách về công nghệ thông tin hoặc quản trị tài sản số.

Hơn nữa, việc thiếu các module tích hợp tự động như tự động tính hao mòn, khấu hao theo chế độ kế toán mới hay tự động cảnh báo hạn mức sử dụng khiến các phần mềm tập trung hiện nay chủ yếu đóng vai trò là “kho lưu trữ tĩnh” thay vì là công cụ quản trị thông minh hỗ trợ vận hành tác nghiệp hàng ngày. Hiện nay, vẫn chưa có nhiều đơn vị sự nghiệp công lập áp dụng phần mềm chuyên dụng theo dõi thời gian thực, phần còn lại vẫn vận hành dựa trên các bảng tính Excel đơn lẻ do nguồn kinh phí đầu tư công nghệ hạn hẹp.

Kết nối, liên thông và chia sẻ dữ liệu

Tính liên thông và chia sẻ dữ liệu giữa các đơn vị sự nghiệp công lập với cơ quan quản lý cấp trên, như cơ quan tài chính các cấp, hiện gặp nhiều rào cản kỹ thuật và thể chế dù hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản công đã tích hợp thông tin từ các bộ, cơ quan trung ương và địa phương từ năm 2022 (Bộ Tài chính, 2024a). Về mặt thể chế, các quy định pháp lý hiện hành về liên thông dữ liệu tài sản công chưa chế định rõ trách nhiệm pháp lý và các mốc thời gian đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực giữa các hệ thống thông tin ngành với cơ sở dữ liệu quốc gia, dẫn đến tâm lý thụ động chờ đến kỳ báo cáo mới thực hiện tổng hợp, làm giảm đi tính kịp thời của thông tin nhằm phục vụ công tác điều hành vĩ mô.

Thực tế cho thấy, các đơn vị sự nghiệp công lập vẫn báo cáo tình trạng dữ liệu tài sản bị cô lập, phải trích xuất thủ công ra tệp văn bản để gửi báo cáo định kỳ thay vì truyền dẫn tự động qua API. Tại Đồng Nai và nhiều địa phương trên cả nước, các đơn vị cấp dưới vẫn phải cập nhật, gửi và chờ phê duyệt thủ công từ đơn vị cấp trên trước khi tổng hợp gửi cơ quan tài chínhSự đứt gãy trong liên thông kỹ thuật xuất phát từ việc thiếu các tiêu chuẩn đồng bộ giữa các phần mềm thương mại mà đơn vị tự trang bị.

Số hóa quy trình quản lý, kiểm kê và báo cáo

Hoạt động kiểm kê định kỳ và lập báo cáo tài sản đang có bước chuyển nhờ các quy định về số hóa quy trình. Một minh chứng là Đề án tổng kiểm kê tài sản công theo Quyết định số 213/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ yêu cầu toàn bộ kết quả được tổng hợp và báo cáo trên Phần mềm Tổng kiểm kê tài sản công chính thức vận hành từ ngày 1/1/2025, sau các đợt tập huấn nghiệp vụ của Bộ Tài chính trong tháng 12/2024 (Thủ tướng Chính phủ, 2024). Tuy nhiên, số hóa quy trình hiện vẫn chủ yếu tập trung vào khâu tổng hợp báo cáo định kỳ, trong khi kiểm kê hiện trạng tại kho, phòng làm việc hiếm khi được tích hợp công nghệ quét mã vạch hoặc mã QR tự động.

Phương thức kiểm kê tài sản truyền thống, chủ yếu dựa vào đối chiếu thủ công giữa sổ sách và hiện vật, bộc lộ nhiều hạn chế về độ chính xác, tiềm ẩn nguy cơ thất thoát, nhầm lẫn tài sản giữa các khoa, phòng, ban trong đơn vị sự nghiệp công lập. Bên cạnh đó, việc thiếu đầu tư đồng bộ thiết bị đọc mã vạch, thẻ nhận diện thông minh (RFID) và ứng dụng di động chuyên dụng khiến kiểm kê tổng thể kéo dài, tốn nhân lực và ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động. Ngoài ra, việc cập nhật dữ liệu chậm và thiếu khả năng đồng bộ thông tin giữa các bộ phận cũng gây khó khăn cho việc theo dõi, đối chiếu, quản lý biến động tài sản. Điều này đòi hỏi các đơn vị từng bước chuyển từ quản lý thủ công sang ứng dụng công nghệ số, chuẩn hóa danh mục và định danh tài sản theo chỉ đạo về tổng kiểm kê tài sản công, góp phần nâng cao tính minh bạch, độ chính xác và hiệu quả hạch toán, báo cáo (Bộ Tài chính, 2024a).

Khai thác dữ liệu phục vụ giám sát, phân tích và ra quyết định

Dữ liệu tài sản công hiện đã tích tụ thành nguồn thông tin quy mô lớn để theo dõi biến động trên toàn quốc. Theo Báo cáo số 218/BC-CP (Chính phủ, 2025), tính đến 31/12/2024, hệ thống ghi nhận quản lý 34.331 xe ô tô (nguyên giá 23.814 tỷ đồng), 5.744 phương tiện vận tải khác (nguyên giá 1.397 tỷ đồng) và 1.825.197 máy móc, thiết bị (nguyên giá 236.747 tỷ đồng); năm 2024 tiếp nhận thêm 24.414 thiết bị mới và xử lý thanh lý 11.293 thiết bị Chính phủ, 2025). Tuy nhiên, dữ liệu lớn về tài sản công mới chỉ dừng lại ở mức độ thống kê mô tả quy mô số lượng và giá trị sổ sách, chưa được khai thác theo chiều sâu bằng các mô hình phân tích dự báo hay phân tích quy chuẩn. Do đó, cơ quan quản lý và các đơn vị sự nghiệp công lập bỏ lỡ cơ hội đánh giá chính xác hiệu suất sử dụng tài sản, dẫn đến tình trạng nơi thừa trang thiết bị gây lãng phí, nơi thiếu phải mua sắm mới, trong khi phương án điều chuyển, cho thuê hoặc khai thác tài sản công vào mục đích kinh doanh chưa được tối ưu hóa bằng các quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.

Mặc dù cơ sở dữ liệu tài sản công ngày càng được hoàn thiện, việc khai thác dữ liệu phục vụ đánh giá hiệu quả và tối ưu hóa sử dụng tài sản vẫn là thách thức đối với các đơn vị sự nghiệp công lập. Công tác quản lý hiện vẫn cần được chuyển từ cách tiếp cận chủ yếu dựa trên kiểm kê, rà soát và tuân thủ quy định hành chính sang mô hình quản trị dựa trên kết quả, trong đó chú trọng ứng dụng các chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs), phân tích dữ liệu và công cụ dự báo nhằm nhận diện tài sản sử dụng kém hiệu quả, xác định nhu cầu thực tế và đề xuất phương án điều chuyển, khai thác phù hợp.

KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý CHÍNH SÁCH

Kết luận

CĐS trong quản lý tài sản công tại các đơn vị sự nghiệp công lập là xu thế tất yếu nhằm hiện đại hóa phương thức quản lý, nâng cao tính minh bạch trong quản lý nhà nước.

Tuy nhiên, thực tiễn triển khai vẫn còn nhiều hạn chế. Dữ liệu tài sản còn phân mảnh, chưa được làm sạch đầy đủ; phần mềm chủ yếu phục vụ nhập liệu hành chính thay vì tự động hóa vòng đời tài sản; khả năng liên thông, chia sẻ dữ liệu qua API còn hạn chế khiến nhiều đơn vị vẫn phụ thuộc vào báo cáo thủ công. Bên cạnh đó, quy trình kiểm kê chưa gắn kết sâu với công nghệ hiện đại và nguồn dữ liệu lớn chưa được khai thác hiệu quả cho phân tích, quản lý tài sản dôi dư. Do đó, cần triển khai đồng bộ các giải pháp để thúc đẩy CĐS trong quản lý tài sản công đạt hiệu quả thực chất.

Hàm ý chính sách

Trên cơ sở kết quả phân tích, nghiên cứu đề xuất một số hàm ý như sau:

Đối với số hóa và chuẩn hóa dữ liệu, hồ sơ tài sản

Bộ Tài chính và các cơ quan chủ quản cần ban hành khung chuẩn hóa về định danh, mã hóa tài sản công dành cho các đơn vị sự nghiệp; đồng thời tích hợp công cụ làm sạch dữ liệu tự động trên Cơ sở dữ liệu quốc gia và hỗ trợ kỹ thuật từ cơ quan tài chính cấp trên. Cần gắn trách nhiệm người đứng đầu với tiến độ số hóa hồ sơ gốc, đồng thời bố trí kinh phí cho kiểm kê, định giá lại và nhập dữ liệu tài sản lịch sử.

Đối với ứng dụng hệ thống và nền tảng số trong quản lý tài sản

Nhà nước cần chuẩn hóa và cung cấp nền tảng phần mềm quản lý tài sản theo mô hình tập trung, hạn chế tình trạng các đơn vị tự mua sắm manh mún. Bộ Tài chính phối hợp với Bộ Khoa học và công nghệ xây dựng các mô hình phù hợp với từng loại hình đơn vị sự nghiệp, tích hợp tự động hóa toàn bộ vòng đời tài sản. Đồng thời, cần đào tạo kỹ năng vận hành hệ thống số cho đội ngũ kế toán, quản lý tài sản và thiết lập cơ chế hỗ trợ kỹ thuật trực tuyến nhằm giảm khó khăn trong quá trình chuyển đổi.

Đối với việc kết nối, liên thông và chia sẻ dữ liệu

Để khắc phục tình trạng nhiều đơn vị phải báo cáo thủ công qua tệp văn bản, Chính phủ cần ban hành quy chuẩn kỹ thuật bắt buộc về kết nối API đối với các phần mềm sử dụng trong khu vực công. Cần xây dựng trục liên thông dữ liệu cho phép hệ thống nội bộ tự động đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia, hạn chế các bước xử lý thủ công. Đồng thời, thiết lập cơ chế chia sẻ dữ liệu giữa cơ quan tài chính, cơ quan thuế và các bộ chủ quản nhằm tự động xác thực thông tin, giảm thời gian và sai sót.

Đối với số hóa quy trình quản lý, kiểm kê và báo cáo

Nhằm giảm tình trạng kiểm kê thủ công bằng giấy tại khoảng 65% đơn vị, cần số hóa từ khâu kiểm tra hiện trạng tại cơ sở. Công nghệ mã vạch, mã QR hoặc RFID cần được tích hợp với Phần mềm Tổng kiểm kê tài sản công trong các kỳ kiểm kê, phù hợp với Quyết định số 213/QĐ-TTg. Đồng thời, phát triển ứng dụng kiểm kê di động liên thông với cơ sở dữ liệu trung ương để cập nhật tài sản tại hiện trường; chuyển sang ký số, phê duyệt trực tuyến và loại bỏ các báo cáo giấy trùng lặp.

Đối với khai thác dữ liệu phục vụ giám sát, phân tích và ra quyết định

Cần chuyển trọng tâm quản lý tài sản công từ tuân thủ hành chính sang khai thác giá trị của dữ liệu. Các cơ quan quản lý nên tích hợp công cụ Business Intelligence (BI), hệ thống thông tin địa lý (GIS) và bộ chỉ số KPIs vào Cơ sở dữ liệu quốc gia để giám sát tài sản dôi dư, hiệu suất khai thác nhà xưởng, xe công tại các đơn vị. Đồng thời, xây dựng cơ chế khai thác, cho thuê hoặc liên doanh, liên kết đối với tài sản dôi dư trên cơ sở dữ liệu minh bạch; phát triển đội ngũ hoặc trung tâm phân tích dữ liệu tài sản công để hỗ trợ các đơn vị có nguồn lực hạn chế.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Tài chính (2022). Công văn số 480/BTC-QLCS ngày 13/1/2022 về việc triển khai hệ thống phần mềm thuộc dự án “Nâng cấp cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản công” và báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản công năm 2021.

2. Bộ Tài chính (2024a). Báo cáo tổng kết công tác quản lý, sử dụng tài sản công năm 2023 và phương hướng nhiệm vụ năm 2024. Cục Quản lý công sản.

3. Bộ Tài chính (2024b). Công văn số 8131/BTC-QLCS ngày 1/8/2024 về việc hướng dẫn thực hiện Tổng kiểm kê tài sản công tại cơ quan, tổ chức, đơn vị và tài sản kết cấu hạ tầng do Nhà nước đầu tư, quản lý.

4. Chính phủ (2025). Báo cáo số 218/BC-CP ngày 17/4/2025 về kết quả thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong năm 2024.

5. Kiểm toán Nhà nước (2023). Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm toán việc quản lý, sử dụng tài sản công và trang thiết bị tại các đơn vị sự nghiệp công lập.

6. Mergel, I., Edelmann, N., & Haug, N. (2019). Defining digital transformation: Results from expert interviews. Government Information Quarterly, 36(4), 101385. https://doi.org/10.1016/j.giq.2019.06.002

7. Sở Công Thương tỉnh Đồng Nai (2024). Công văn về việc triển khai Văn bản số 4666/STC-GCS ngày 17/7/2024 về cập nhật dữ liệu trên Phần mềm Quản lý tài sản công theo hướng dẫn Thông tư số 48/2023/TT-BTC ngày 12/7/2023 của Bộ Tài chính [Công văn số 3880/SCT-VP].

8. Thủ tướng Chính phủ (2024). Quyết định số 213/QĐ-TTg ngày 1/3/2024 về việc phê duyệt Đề án tổng kiểm kê tài sản công tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị, tài sản kết cấu hạ tầng do Nhà nước đầu tư, quản lý.