Công nghệ thông tin và năng suất lao động trong khu vực công: Phân tích thực nghiệm tại TP. Hải Phòng

NCS Vũ Thị Mai Duyên

Trường Đại học Thành Đông

Email: duyenvtm@thanhdong.edu.vn

Tóm tắt

Nghiên cứu này phân tích thực trạng và đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hiệu suất làm việc của công chức TP. Hải Phòng. Thông qua phương pháp nghiên cứu kết hợp định tính và định lượng, kết quả cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin đã cải thiện đáng kể hiệu quả quản lý hiệu suất, giảm 35% thời gian xử lý hồ sơ, tăng 42% mức độ hài lòng của người dân và nâng cao 28% hiệu quả công việc của công chức. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những hạn chế về hạ tầng công nghệ, năng lực công chức và cơ chế phối hợp liên ngành. Dựa trên kết quả nghiên cứu, bài viết đề xuất các giải pháp toàn diện để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hiệu suất làm việc của công chức, góp phần xây dựng nền hành chính công hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

Từ khóa: Công chức, công nghệ thông tin, chính quyền điện tử, chuyển đổi số, quản lý hiệu suất làm việc

Abstract

This study analyzes the current state and evaluates the effectiveness of information technology (IT) applications in managing the work performance of civil servants in Hai Phong City. Using a mixed-methods approach combining qualitative and quantitative methods, the findings indicate that the application of IT has significantly improved the effectiveness of performance management, reducing document-processing time by 35%, increasing citizen satisfaction by 42%, and enhancing civil servants’ work efficiency by 28%. However, several challenges remain, including limitations in technological infrastructure, civil servants’ IT competencies, and inter-agency coordination mechanisms. From the obtained results, the paper proposes comprehensive solutions to improve the effectiveness of IT applications in civil servants’ performance management, thereby contributing to the development of a modern, transparent, and efficient public administration.

Keywords: Civil servants, information technology, e-government, digital transformation, work performance management

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong bối cảnh chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ thông tin ngày càng có vai trò quan trọng trong nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động của khu vực công. Tại Việt Nam, Chính phủ đã ban hành nhiều chính sách thúc đẩy chuyển đổi số và phát triển Chính phủ số, trong đó có Quyết định số 749/QĐ-TTg và Quyết định số 942/QĐ-TTg.

Hải Phòng là một trong những trung tâm kinh tế lớn của cả nước, đồng thời đang đẩy mạnh hiện đại hóa nền hành chính. Tuy nhiên, hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin còn phụ thuộc vào hạ tầng, năng lực công nghệ của công chức, chất lượng hệ thống và sự hỗ trợ của tổ chức. Do đó, cần đánh giá thực trạng, hiệu quả và các yếu tố quyết định hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong khu vực công.

Trên cơ sở đó, nghiên cứu phân tích thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, đánh giá hiệu quả về năng suất và chi phí quản lý, đồng thời xác định các yếu tố ảnh hưởng tại TP. Hải Phòng, qua đó cung cấp cơ sở thực tiễn cho việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực và thúc đẩy chuyển đổi số khu vực công.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Quản lý hiệu suất làm việc của công chức

Quản lý hiệu suất là một quá trình liên tục nhằm cải thiện hiệu quả làm việc của cá nhân và tổ chức thông qua việc thiết lập mục tiêu, theo dõi tiến độ, đánh giá kết quả và đưa ra các biện pháp cải thiện (Armstrong & Taylor, 2020). Trong lĩnh vực hành chính công, quản lý hiệu suất làm việc của công chức được hiểu là hệ thống các hoạt động nhằm theo dõi, đánh giá và cải thiện hiệu quả công việc của đội ngũ công chức để đạt được các mục tiêu phục vụ công cộng.

Theo mô hình quản lý hiệu suất tích hợp của Aguinis (2019), quản lý hiệu suất bao gồm 6 thành phần chính: (1) Lập kế hoạch hiệu suất; (2) Theo dõi hiệu suất; (3) Phát triển hiệu suất; (4) Đánh giá hiệu suất; (5) Khen thưởng hiệu suất; (6) Cải thiện hiệu suất. Các thành phần này tạo thành một chu trình khép kín, liên tục được lặp lại để đảm bảo hiệu quả làm việc được duy trì và nâng cao.

Vai trò của công nghệ thông tin trong quản lý hiệu suất

Công nghệ thông tin đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong quản lý hiệu suất hiện đại. Theo DeNisi và Murphy (2017), công nghệ thông tin mang lại những lợi ích vượt trội trong quản lý hiệu suất thông qua việc: (1) Tự động hóa các quy trình đánh giá; (2) Cung cấp dữ liệu thời gian thực về hiệu suất; (3) Tạo điều kiện cho việc phản hồi liên tục; (4) Hỗ trợ phân tích dữ liệu và dự báo xu hướng; (5) Tăng tính minh bạch và công bằng trong đánh giá.

Các nghiên cứu gần đây cũng chỉ ra rằng việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (machine learning) trong quản lý hiệu suất có thể giúp dự đoán hiệu suất tương lai, xác định các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất và đưa ra các khuyến nghị cải thiện phù hợp (Tambe và cộng sự, 2019).

Các mô hình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hiệu suất làm việc của công chức

Mô hình chấp nhận công nghệ (TAM) của Davis (1989) được sử dụng rộng rãi để giải thích hành vi chấp nhận và sử dụng công nghệ trong các tổ chức. Theo mô hình này, ý định và hành vi sử dụng công nghệ chủ yếu chịu ảnh hưởng bởi hai yếu tố là nhận thức về tính hữu ích và nhận thức về tính dễ sử dụng. Trong bối cảnh khu vực công, mô hình TAM giúp lý giải mức độ sẵn sàng của công chức trong tiếp nhận và sử dụng các công cụ công nghệ phục vụ công việc.

Bên cạnh đó, mô hình thành công của hệ thống thông tin của DeLone và McLean (2003) cung cấp một khung tiếp cận toàn diện hơn để đánh giá hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin. Mô hình xem xét 6 thành phần, gồm chất lượng hệ thống, chất lượng thông tin, chất lượng dịch vụ, ý định sử dụng, sự hài lòng của người sử dụng và lợi ích ròng. Đây là cơ sở phù hợp để đánh giá không chỉ khả năng chấp nhận công nghệ của công chức mà còn chất lượng hệ thống và những lợi ích thực tế mà công nghệ thông tin mang lại cho hoạt động quản lý hiệu suất.

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Nghiên cứu sử dụng phương pháp hỗn hợp, kết hợp khảo sát định lượng 245 công chức và phỏng vấn sâu 15 lãnh đạo, quản lý tại các sở, ban, ngành của TP. Hải Phòng trong năm 2025. Dữ liệu định lượng được phân tích bằng SPSS 26.0 thông qua thống kê mô tả, phân tích tương quan, EFA và hồi quy tuyến tính đa biến nhằm đánh giá hiệu quả và các yếu tố ảnh hưởng đến ứng dụng công nghệ thông tin; dữ liệu định tính được phân tích theo chủ đề để bổ trợ và giải thích kết quả định lượng.

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN

Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hiệu suất làm việc của công chức TP. Hải Phòng

Kết quả khảo sát ở Bảng 1 cho thấy nền tảng làm việc trực tuyến có tỷ lệ ứng dụng cao nhất (82,9%), đồng thời đạt mức hiệu quả và hài lòng cao nhất (4,2 và 4,0 điểm). Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử đứng thứ hai về mức độ ứng dụng (78,4%) với hiệu quả 4,1 điểm. Ngược lại, ứng dụng di động quản lý công việc có tỷ lệ ứng dụng thấp nhất (43,7%) và mức hiệu quả, hài lòng thấp nhất (3,5 và 3,2 điểm). Nhìn chung, các công nghệ có mức độ ứng dụng cao cũng được đánh giá tích cực hơn về hiệu quả và mức độ hài lòng.

Bảng 1: Tình hình ứng dụng các công nghệ thông tin

Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, 2025

Hiệu quả đạt được của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hiệu suất làm việc của công chức TP. Hải Phòng

Bảng 2: Hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin

Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, 2025

Bảng 2 cho biết, ứng dụng công nghệ thông tin tạo ra cải thiện rõ rệt về hiệu quả và năng suất. Thời gian xử lý hồ sơ giảm 34,5%, chi phí quản lý giảm 21,0%, trong khi hiệu suất công việc của công chức tăng 28,2%. Đồng thời, tỷ lệ hồ sơ xử lý đúng hạn tăng 22,1% và mức độ hài lòng của người dân tăng 42,6%. Nhìn chung, ứng dụng công nghệ thông tin góp phần tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và nâng cao năng suất hoạt động của khu vực công.

Bảng 3: Các lợi ích chính của việc ứng dụng công nghệ thông tin (n=245)

Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, 2025

Bảng 3 cho thấy, giảm thời gian xử lý công việc là lợi ích nổi bật nhất (89,0%), tiếp đến là tăng tính minh bạch (82,0%) và cải thiện chất lượng phục vụ (79,6%). Đáng chú ý, giảm chi phí quản lý và nâng cao năng suất lần lượt được 71,8% và 68,6% công chức ghi nhận, phù hợp với kết quả tại Bảng 2 về giảm chi phí và cải thiện hiệu suất. Các lợi ích về giám sát, đánh giá và sự hài lòng của công chức có tỷ lệ thấp hơn, lần lượt 64,1% và 58,0%.

Thách thức và hạn chế của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hiệu suất làm việc của công chức TP. Hải Phòng

Bảng 4: Các rào cản chính trong ứng dụng công nghệ thông tin (n=245)

Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, 2025

Theo Bảng 4, hạ tầng công nghệ và nguồn lực tài chính là hai rào cản lớn nhất, với tỷ lệ lần lượt 77,1% và 71,4%, đồng thời có mức độ nghiêm trọng cao nhất (4,2 và 4,0 điểm). Tiếp theo là hạn chế về năng lực công nghệ thông tin của công chức (66,9%) và phối hợp liên ngành (62,0%). Các rào cản về kháng cự thay đổi, quy trình thủ tục và chính sách hỗ trợ có mức độ thấp hơn.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hiệu suất làm việc của công chức TP. Hải Phòng

Bảng 5: Kết quả phân tích hồi quy các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin

R² = 0,683, F = 94,27, p < 0,001

Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả, 2025

Kết quả phân tích hồi quy ở Bảng 5 chỉ ra 5 yếu tố tác động tích cực và có ý nghĩa thống kê đến hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin. Trong đó, Chất lượng hạ tầng công nghệ có tác động mạnh nhất (β = 0,324), tiếp đến là Năng lực công nghệ thông tin của công chức (β = 0,287), Sự hỗ trợ của lãnh đạo (β = 0,251), Chất lượng hệ thống thông tin (β = 0,198) và Văn hóa tổ chức (β = 0,176). Mô hình giải thích 68,3% biến thiên của hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin và có ý nghĩa thống kê (p < 0,001). Các giá trị VIF đều dưới 2, cho thấy không có dấu hiệu đa cộng tuyến đáng kể.

Kết quả nhấn mạnh rằng, nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin tại Hải Phòng cần ưu tiên đầu tư hạ tầng, nâng cao năng lực số của công chức và tăng cường cam kết của lãnh đạo, đồng thời cải thiện chất lượng hệ thống và văn hóa tổ chức.

GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ CHÍNH SÁCH

Kết quả nghiên cứu cho thấy, hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hiệu suất làm việc của công chức chịu tác động đồng thời của các yếu tố về hạ tầng công nghệ, năng lực công nghệ thông tin, dữ liệu, cơ chế quản lý và tổ chức thực hiện. Do đó, các giải pháp cần được triển khai theo hướng đồng bộ, lấy nâng cao năng lực sử dụng công nghệ và hiệu quả quản lý làm trọng tâm, đồng thời phù hợp với điều kiện thực tiễn của TP. Hải Phòng. Trên cơ sở đó, nghiên cứu đề xuất một số nhóm giải pháp và khuyến nghị chính sách chủ yếu sau:

Một là, hoàn thiện hạ tầng và nền tảng công nghệ thông tin. Thành phố cần ưu tiên nâng cấp đồng bộ hạ tầng mạng, thiết bị, đường truyền và hệ thống lưu trữ, bảo đảm hoạt động ổn định, liên tục giữa các sở, ban, ngành và đơn vị trực thuộc. Đồng thời, cần phát triển nền tảng quản lý hiệu suất có khả năng tích hợp với các hệ thống thông tin hiện có, hạn chế tình trạng dữ liệu phân tán và trùng lặp. Hệ thống cần được thiết kế theo hướng thân thiện, dễ sử dụng, có khả năng mở rộng và đáp ứng yêu cầu bảo mật dữ liệu trong khu vực công.

Hai là, nâng cao năng lực công nghệ thông tin và thúc đẩy văn hóa làm việc số. Kết quả nghiên cứu cho thấy năng lực công nghệ thông tin của công chức có vai trò quan trọng đối với hiệu quả ứng dụng công nghệ. Vì vậy, thành phố cần tổ chức đào tạo theo vị trí việc làm và mức độ thành thạo, tập trung vào kỹ năng sử dụng các phần mềm quản lý, khai thác dữ liệu, bảo đảm an toàn thông tin và xử lý công việc trên môi trường số. Bên cạnh đào tạo tập trung, cần khuyến khích tự học và chia sẻ kinh nghiệm giữa các đơn vị. Lãnh đạo các cấp cũng cần tạo môi trường khuyến khích công chức chủ động đổi mới, ứng dụng công nghệ vào công việc và có cơ chế ghi nhận các sáng kiến có hiệu quả.

Ba là, cải tiến quy trình quản lý và hoàn thiện cơ chế chính sách. Ứng dụng công nghệ chỉ phát huy hiệu quả khi gắn với cải cách quy trình nghiệp vụ. Thành phố cần rà soát, đơn giản hóa và chuẩn hóa các quy trình liên quan đến giao việc, theo dõi, đánh giá và phản hồi kết quả thực hiện nhiệm vụ; đồng thời hạn chế việc số hóa những quy trình còn bất hợp lý. Cùng với đó, cần hoàn thiện các quy định về tiêu chí đánh giá hiệu suất trên nền tảng số, trách nhiệm của các đơn vị và cơ chế bảo vệ dữ liệu trong quá trình thu thập, xử lý thông tin công chức. Việc phân bổ ngân sách cũng cần theo hướng ưu tiên các dự án có tính liên thông, khả năng sử dụng chung và tạo tác động rõ rệt đến hiệu quả quản lý.

Bốn là, tăng cường tích hợp, liên thông và khai thác dữ liệu. Thành phố cần xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất về quá trình thực hiện nhiệm vụ và kết quả công việc của công chức, đồng thời ban hành các chuẩn dữ liệu dùng chung để bảo đảm tính nhất quán và khả năng so sánh giữa các đơn vị. Việc kết nối các hệ thống thông qua các giao diện lập trình ứng dụng (API) sẽ giúp hạn chế tình trạng “đảo dữ liệu”, giảm nhập liệu thủ công và tạo điều kiện cho lãnh đạo khai thác thông tin kịp thời. Trên cơ sở dữ liệu được chuẩn hóa, có thể từng bước ứng dụng phân tích dữ liệu và trí tuệ nhân tạo để hỗ trợ nhận diện xu hướng, phát hiện điểm nghẽn và cung cấp thông tin phục vụ điều hành.

Năm là, tăng cường quản trị, phối hợp và đánh giá hiệu quả đầu tư. Thành phố cần xác định rõ cơ quan đầu mối chịu trách nhiệm điều phối việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hiệu suất, đồng thời thiết lập cơ chế phối hợp giữa các sở, ban, ngành và đơn vị trực thuộc. Việc triển khai nên thực hiện theo lộ trình, ưu tiên thí điểm tại những đơn vị có điều kiện phù hợp, đánh giá kết quả trước khi nhân rộng. Bên cạnh đó, cần thường xuyên đo lường hiệu quả sử dụng hệ thống dựa trên các tiêu chí như thời gian xử lý công việc, mức độ sử dụng, chất lượng dữ liệu và mức độ hài lòng của công chức. Cách tiếp cận này giúp Hải Phòng tránh đầu tư công nghệ theo hướng dàn trải, đồng thời bảo đảm chuyển đổi số thực sự góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ công chức.

Tài liệu tham khảo:

1. Aguinis, H. (2019). Performance Management (4th ed.). Pearson Education.

2. Armstrong, M., & Taylor, S. (2020). Armstrong's Handbook of Human Resource Management Practice (15th ed.). Kogan Page.

3. Chính phủ (2020). Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/06/2020 phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030, ban hành.

4. Davis, F. D. (1989). Perceived usefulness, perceived ease of use, and user acceptance of information technology. MIS Quarterly, 13(3), 319-340.

5. DeLone, W. H., & McLean, E. R. (2003). The DeLone and McLean model of information systems success: A ten-year update. Journal of Management Information Systems, 19(4), 9-30.

6. DeNisi, A. S., & Murphy, K. R. (2017). Performance appraisal and performance management: 100 years of progress? Journal of Applied Psychology, 102(3), 421-433.

7. Tambe, P., Cappelli, P., & Yakubovich, V. (2019). Artificial intelligence in human resources management: Challenges and a path forward. California Management Review, 61(4), 15-42.

8. UBND Hải Phòng (2023). Báo cáo tình hình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý hành chính năm 2022 và kế hoạch năm 2023.