Hoàng Thị Ngọc Hà

Email: htnha@hce.edu.vn

Châu Lê Xuân Thi, Trần Thị Trà My

Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế

Tóm tắt

Nghiên cứu phân tích thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Timex giai đoạn 2022-2024. Thông qua phương pháp thống kê mô tả dữ liệu thứ cấp và khảo sát sơ cấp (15 khách hàng doanh nghiệp, 3 nhân viên nội bộ), nghiên cứu đánh giá toàn diện hiệu quả vận hành, chất lượng nhân sự và mức độ hài lòng của khách hàng. Kết quả cho thấy, năng lực đáp ứng đơn hàng và hiệu suất thông quan của Timex tăng trưởng tích cực, tỷ lệ sai sót chứng từ và chi phí DEM/DET giảm mạnh. Tuy nhiên, quy trình vẫn bộc lộ hạn chế do phụ thuộc lớn vào tính linh hoạt của nhân sự và mức độ ứng dụng công nghệ chưa đồng bộ. Trên cơ sở đó, nhóm tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm tối ưu hóa quy trình giao nhận trong bối cảnh mới.

Từ khóa: Quy trình giao nhận, hàng hóa nhập khẩu, nguyên container (FCL), đường biển, công ty Timex

Abstract

This study analyzes the current status of the full-container-load (FCL) import cargo forwarding process by sea at Timex Import-Export Trading and Services Co., Ltd. during the 2022-2024 period. Through descriptive statistical analysis of secondary data and primary surveys involving 15 corporate customers and 3 internal employees, the study comprehensively evaluates operational efficiency, human resource quality, and customer satisfaction. The results indicate that Timex has achieved positive growth in order fulfillment capacity and customs clearance efficiency, while documentation error rates and DEM/DET costs have declined significantly. However, the process still reveals certain limitations due to its heavy reliance on personnel flexibility and the lack of synchronized technology adoption. Based on these findings, the authors propose several solutions to optimize the cargo forwarding process in the new business environment.

Keywords: Forwarding process, import cargo, full-container-load (FCL), sea freight, Timex Import-Export Trading and Services Co., Ltd

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, ngành logistics và hoạt động giao nhận hàng hóa bằng đường biển đóng vai trò đặc biệt then chốt. Với đặc thù vận chuyển được khối lượng lớn, chi phí tối ưu, đường biển hiện đảm nhận khoảng 80-90% khối lượng thương mại toàn cầu (UNCTAD, 2018). Tại Việt Nam, sự bùng nổ của kim ngạch xuất nhập khẩu đạt trên 730 tỷ USD vào năm 2022) (Bộ Công Thương, 2022) đã thúc đẩy nhu cầu giao nhận hàng hóa tăng mạnh, đặc biệt là hình thức nhập khẩu nguyên container (FCL) nhờ tính an toàn và hiệu quả kinh tế cao.

Ngành logistics Việt Nam thời gian qua duy trì tốc độ tăng trưởng ấn tượng từ 14 -16%/năm, quy mô đạt 40-42 tỷ USD, với sản lượng hàng hóa thông qua hệ thống cảng biển vượt 700 triệu tấn/năm (Bộ Công Thương, 2024). Chỉ số năng lực logistics (LPI) cải thiện rõ rệt đã tạo tiền đề thuận lợi cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ giao nhận phát triển. Tuy nhiên, chi phí logistics tại Việt Nam vẫn ở mức cao, chiếm khoảng 16-20% GDP (so với mức trung bình 10-12% của thế giới) (Bộ Công Thương, 2022). Quy trình giao nhận thực tế vẫn chịu áp lực lớn từ thủ tục hành chính, hạ tầng chưa đồng bộ và hạn chế trong ứng dụng công nghệ.

Là một mắt xích trong chuỗi cung ứng, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ xuất nhập khẩu Timex (Công ty Timex) đã có những bước tiến đáng kể trong việc mở rộng thị phần dịch vụ giao nhận FCL hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, để nâng cao năng lực cạnh tranh bền vững, việc phân tích khoa học và đánh giá khách quan thực trạng quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên Container bằng đường biển là vô cùng cấp thiết. Do đó, nghiên cứu được thực hiện nhằm đánh giá các kết quả đạt được và những hạn chế còn tồn tại trong quy trình giao nhận hàng hóa FCL, từ đó đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình giao nhận FCL đường biển tại Công ty.

CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Cơ sở lý thuyết

Giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container (Full Container Load - FCL) là một phương thức vận chuyển hàng hóa quốc tế thường dùng trong xuất nhập khẩu, trong đó một container tiêu chuẩn (20ft, 40ft hoặc 40ft HC) được sử dụng riêng biệt để chở hàng hóa cho một chủ hàng duy nhất. Không có hàng hóa của các chủ hàng khác được gom vào container này, giúp đảm bảo tính riêng tư, an toàn, và dễ kiểm soát (Nguyễn Như Tiến, 2011).

Đối với hình thức vận chuyển FCL, doanh nghiệp được quyền sử dụng trọn vẹn một container để chứa hàng hóa của mình mà không phải chia sẻ không gian với lô hàng của các đơn vị khác. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc quản lý, theo dõi tình trạng cũng như lộ trình vận chuyển của hàng hóa, đồng thời kiểm soát tốt mức độ an toàn trong suốt quá trình giao nhận. Việc vận chuyển theo FCL còn giúp rút ngắn thời gian do không phát sinh công đoạn chờ ghép hàng, từ đó nâng cao hiệu quả giao hàng. Bên cạnh đó, hàng hóa được đảm bảo tính riêng tư và hạn chế rủi ro mất mát hoặc hư hỏng. Ngoài ra, quy trình thực hiện thủ tục hải quan và xử lý chứng từ đối với hàng FCL thường đơn giản và thuận tiện hơn (Đoàn Thị Hồng Vân, 2017).

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng dữ liệu thứ cấp được thu thập từ các báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, tài liệu quy trình nội bộ của Công ty Timex giai đoạn 2022-2024, kết hợp nghiên cứu sách báo chuyên ngành và số liệu thống kê liên quan. Dữ liệu sơ cấp được thu thập trực tiếp thông qua khảo sát 2 nhóm đối tượng trong năm 2025:

- Khách hàng: Tiến hành khảo sát bằng bảng hỏi cấu trúc qua Google Forms dựa trên thang đo Likert 5 mức độ (từ 1: Hoàn toàn không hài lòng đến 5: Hoàn toàn hài lòng). Quy mô mẫu gồm 15 doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ giao nhận FCL nhập khẩu bằng đường biển của Timex.

- Nhân viên nội bộ: Thực hiện phỏng vấn sâu trực tiếp 3 nhân viên thuộc các bộ phận nòng cốt: Customer Service (Cus), Operations (Ops) và Khai báo hải quan.

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU FCL TẠI TIMEX

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container

Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty Timex được vận hành thông qua 8 bước chuẩn hóa:

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng

Nhân viên Sales chủ động xây dựng tệp khách hàng dựa trên 2 chiến lược chính: (1) Khai thác danh sách khách hàng tiềm năng theo tuyến vận chuyển chủ lực, giá cả cạnh tranh; (2) Tiếp cận theo mặt hàng và tính chất mùa vụ. Công cụ khai thác đa dạng từ hệ thống CRM, sàn TMĐT (Amazon, Alibaba), mạng xã hội (LinkedIn, Facebook) đến hội chợ quốc tế.

Bảng 1: Số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ vận chuyển FCL bằng đường biển của Công ty giai đoạn 2022-2024

Nguồn: Công ty TNHH TM DV XNK Timex

Số liệu bảng 1 cho thấy, tổng lượng khách hàng tăng trưởng mạnh từ 25 lên 45 doanh nghiệp trong giai đoạn 2022-2024. Đáng chú ý, năm 2023 chứng kiến sự bùng nổ vượt bậc (tăng 48%), với lượng khách hàng mới tăng 100% nhờ chiến lược mở rộng thị trường hiệu quả sau dịch COVID-19. Nhóm khách hàng cũ duy trì mức tăng đều qua các năm (từ 19 lên 29 khách), chứng minh uy tín và năng lực giữ chân đối tác bền vững của Công ty.

Bảng 2: Tình hình hợp đồng nhập khẩu FCL theo thị trường giai đoạn 2022-2024

Nguồn: Công ty TNHH TM DV XNK Timex

Tổng số hợp đồng tăng rõ rệt từ 2.392 (năm 2022) lên 4.038 (năm 2024). Thị trường Trung Quốc liên tục khẳng định vị thế đối tác chiến lược lớn nhất, tăng liên tục từ 1.558 lên 3.016 hợp đồng và đóng vai trò hạt nhân thúc đẩy tổng sản lượng. Các thị trường Nhật Bản, Châu Âu và nhóm nước khác có sự biến động nhẹ và giảm vào năm 2024, cho thấy công ty đang tập trung khai thác sâu vào thị trường cốt lõi.

Bước 2: Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Sau khi ký hợp đồng, bộ phận Chăm sóc và Hỗ trợ khách hàng (Cus) tiếp nhận bộ chứng từ từ khách hàng qua hình thức fax. Bộ chứng từ cơ bản gồm: Hợp đồng thương mại (Sales contract), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading) và Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).

Nhân viên tiến hành rà soát tính hợp lý, đồng bộ thông tin (tên hàng, trọng lượng, quy cách, Incoterms, số seal/container) nhằm hạn chế rủi ro pháp lý và đẩy nhanh tiến độ thông quan.

Bảng 3: Thống kê số lượng và tỷ lệ sai sót bộ chứng từ hàng nhập FCL

Nguồn: Công ty TNHH TM DV XNK Timex

Tỷ lệ sai sót giảm mạnh từ 2,38% xuống còn 0,47% vào năm 2024. Sự cải thiện này phản ánh kết quả tích cực từ việc nâng cao năng lực chuyên môn của nhân sự và hoàn thiện quy trình kiểm tra chứng từ nghiêm ngặt so với giai đoạn đầu hoạt động.

Bước 3: Nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice - A/N)

Bộ phận Cus tiếp nhận A/N từ hãng tàu, tiến hành đối chiếu kỹ lưỡng thông tin trên A/N với vận đơn gốc (B/L) để xác thực tính chính xác của lô hàng trước khi tiến hành khai báo.

Bước 4: Khai báo hải quan và lấy lệnh giao hàng điện tử (eD/O)

- Khai báo hải quan điện tử: Công ty sử dụng phần mềm ECUS5-VNACCS để truyền dữ liệu điện tử. Sau khi nhận kết quả phân luồng, nhân viên triển khai các nghiệp vụ tương ứng: Luồng Xanh (in tờ khai), Luồng Vàng (xuất trình hồ sơ giấy), Luồng Đỏ (kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa).

Bảng 4: Tình hình phân luồng hải quan điện tử tại Timex giai đoạn 2022-2024

Nguồn: Công ty TNHH TM DV XNK Timex

Tỷ lệ luồng xanh tăng cao đạt 88,83 % vào năm 2024, trong khi luồng đỏ giảm xuống mức thấp 1,76 %. Kết quả này chứng minh mức độ tuân thủ pháp luật hải quan và chất lượng khai báo chính xác ngày càng cao của đội ngũ nhân viên Timex.

- Lấy eD/O: Nhân viên thực hiện đăng ký qua website hãng tàu, thanh toán chi phí bằng phương thức điện tử và nhận eD/O, kiểm tra chặt chẽ thời hạn miễn lưu container/lưu bãi để tối ưu chi phí.

Bước 5: Thông quan hàng nhập khẩu

Doanh nghiệp xuất trình bộ hồ sơ hải quan hợp lệ để cơ quan hải quan kiểm tra và ra quyết định thông quan. Đây là bước quan trọng quyết định tiến độ chung của toàn quy trình.

Bảng 5: Chỉ số hiệu quả xử lý hàng nhập khẩu FCL giai đoạn 2022-2024

Nguồn: Công ty TNHH TM DV XNK Timex

Hiệu quả xử lý thủ tục hải quan được thể hiện mạnh nhất ở tiêu chí thời gian thông quan trung bình rút ngắn từ 2,5 ngày xuống 1,5 ngày. Đồng thời, tỷ lệ đúng hạn đạt mức cao 95% giúp giảm đáng kể tỷ lệ phát sinh chi phí ngoài kế hoạch xuống còn 5%.

Bước 6: Ký giám sát và xuất phiếu EIR

Nhân viên nộp bộ chứng từ thông quan để cơ quan hải quan đóng dấu giám sát, sau đó đến bộ phận thương vụ cảng để đổi eD/O lấy Phiếu xuất/nhập bãi (EIR).

Bước 7: Giao hàng cho khách và trả vỏ container rỗng

Bàn giao phiếu EIR và mã vạch cho tài xế xe kéo container từ cảng về kho riêng của khách hàng để ký biên bản bàn giao. Sau đó, tài xế hoàn trả vỏ container rỗng về đúng bãi quy định (địa điểm hạ rỗng) và làm thủ tục hoàn tiền cược container.

Bảng 6: Tình hình phát sinh chi phí DEM/DET trong hàng nhập khẩu FCL giai đoạn 2022-2024

Nguồn: Công ty TNHH TM DV XNK Timex

Tỷ lệ phát sinh phí lưu container/lưu bãi (DEM/DET) giảm một nửa, từ 6% (năm 2022) xuống còn 3% (năm 2024). Điều này cho thấy công tác điều phối xe vận tải nội địa, quản lý thời gian lưu container tại cảng và thời gian trả container rỗng được thực hiện rất hiệu quả.

Bước 8: Quyết toán và lưu hồ sơ

Nhân viên giao nhận lập bảng quyết toán chi phí thực tế kèm hóa đơn chuyển phòng kế toán đối chiếu, phát hành Giấy đề nghị thanh toán gửi khách hàng và lưu trữ hồ sơ pháp lý.

Đánh giá năng lực đáp ứng và độ an toàn đơn hàng trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL của Công ty Timex

Bảng 7: Thống kê mức độ đáp ứng đơn hàng giai đoạn 2022-2024

Nguồn: Công ty TNHH TM DV XNK Timex

Tỷ lệ đáp ứng đơn hàng của Công ty đã được cải thiện rõ rệt, từ 95,48 % năm 2022 tăng lên gần như tuyệt đối là 99,43% vào năm 2024. Nghiên cứu chỉ ra rằng, các đơn hàng không đáp ứng hoặc chậm trễ chủ yếu do các nguyên nhân bất khả kháng như: chậm trễ chuỗi cung ứng toàn cầu hậu Covid-19; xung đột địa chính trị Nga - Ukraine buộc thay đổi tuyến vận tải đường biển; sự cố thời tiết và ùn tắc tại cảng dỡ hàng.

Bảng 8: Chỉ số giao hàng đúng hạn và độ an toàn hàng hóa giai đoạn 2022-2024

Nguồn: Công ty TNHH TM DV XNK Timex

Tỷ lệ chậm trễ giao hàng (giảm còn 0,22% năm 2024) và tỷ lệ hư hỏng, mất mát hàng hóa (giảm còn 0,1% năm 2024) đều duy trì ở mức cực thấp. Điều này chứng tỏ hiệu quả kiểm soát rủi ro trong khâu bốc xếp, đóng gói và lưu kho của doanh nghiệp đạt chất lượng cao.

Đánh giá chất lượng dịch vụ trong quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL của Công ty Timex qua khảo sát

Kết quả khảo sát từ khách hàng

Kết quả khảo sát mức độ hài lòng của 15 khách hàng doanh nghiệp về năng lực và thái độ phục vụ của nhân viên Công ty đạt điểm trung bình chung ở mức khá tốt là 3,87 (Bảng 9).

Bảng 9: Kết quả khảo sát từ khách hàng về năng lực phục vụ của nhân viên

Nguồn: Kết quả khảo sát nhóm tác giả, 2025

Khả năng tư vấn giải đáp được đánh giá mức trung bình là 4,07 và tốc độ đáp ứng nhu cầu khách hàng đạt mức 4,00 được đánh giá là rất cao, không ghi nhận ý kiến tiêu cực. Ngược lại, tiêu chí Cập nhật kịp thời tiến độ giao hàng có số điểm thấp nhất là 3,6 và xuất hiện tỷ lệ không hài lòng là 6,67%. Bên cạnh đó, khâu xử lý sự cố và khiếu nại vẫn tồn tại 13,33% ý kiến chưa hài lòng, cho thấy sự đứt gãy thông tin cục bộ giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Kết quả khảo sát từ nhân viên nội bộ Công ty

Kết quả phỏng vấn sâu 3 nhân viên giữ vai trò chủ chốt trong quy trình giao nhận và có nhiều kinh nghiệm thực tế đối với các lô hàng nhập khẩu nguyên container của công ty đã làm rõ nguyên nhân của các hạn chế trên:

Bộ phận Cus: Áp lực xử lý lượng lớn đơn hàng cùng lúc khiến việc theo dõi và liên kết thông tin giữa hãng tàu - cảng - khách hàng đôi khi còn chậm trễ, gây khó khăn cho việc cập nhật tiến độ theo thời gian thực tế.

Bộ phận Khai báo hải quan: Sự thiếu đồng bộ, chứng từ từ phía khách hàng gửi sang bị chậm hoặc sai sót thông tin ban đầu bắt buộc phải chỉnh sửa nhiều lần. Áp lực cập nhật các chính sách hải quan thay đổi liên tục cũng làm tăng rủi ro sai sót trong giai đoạn cao điểm.

Bộ phận Vận hành (Ops): Tiến độ xử lý phụ thuộc lớn vào các yếu tố như lịch tàu thay đổi, thời gian hạ bãi, ùn tắc cảng. Khi phát sinh sự cố, việc điều phối thủ công qua email/điện thoại làm tăng áp lực công việc và chi phí.

Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu FCL tại Timex vận hành hiệu quả phần lớn nhờ vào sự linh hoạt và kinh nghiệm cá nhân của nhân sự, chưa dựa trên một hệ thống quản lý đồng bộ và quy trình công nghệ được chuẩn hóa. Hệ thống trao đổi thông tin liên phòng ban chủ yếu thông qua các công cụ rời rạc (email, chat), dẫn đến dữ liệu tiến độ, chứng từ và chi phí chưa được quản trị tập trung.

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Kết luận

Giai đoạn 2022-2024 chứng kiến sự tăng trưởng vượt bậc về quy mô và chất lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu FCL bằng đường biển của Công ty Timex. Doanh nghiệp đã tối ưu tốt thời gian thông quan, kiểm soát hiệu quả chi phí phát sinh và xây dựng được đội ngũ nhân sự trẻ, có trình độ học vấn cao. Tuy nhiên, để phát triển bền vững, công ty cần nhanh chóng khắc phục hạn chế về tính đồng bộ trong quản trị công nghệ, giảm sự phụ thuộc vào phương thức vận hành thủ công và nâng cao khả năng cập nhật tiến độ tự động cho khách hàng.

Khuyến nghị

Xuất phát từ kết quả nghiên cứu, nhóm tác giả đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty như sau:

Đối với các hãng tàu và đơn vị logistics: cần nâng cao tính ổn định và minh bạch trong việc cung cấp thông tin liên quan đến lịch tàu, container và phụ phí.

Đối với khách hàng: việc cung cấp chứng từ đầy đủ, chính xác và đúng thời hạn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tiến độ xử lý lô hàng.

Các cơ quan chức năng cần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số trong quá trình giải quyết thủ tục hải quan và quản lý logistics.

Chính quyền địa phương cũng cần tăng cường đầu tư và nâng cấp cơ sở hạ tầng logistics, đặc biệt là hệ thống cảng biển, giao thông kết nối và kho bãi.

Ngoài ra, các cơ quan ban ngành cần tăng cường công tác hỗ trợ và cung cấp thông tin cho doanh nghiệp về các chính sách, quy định mới liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu và logistics. Việc cập nhật thông tin kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình thực hiện thủ tục và hạn chế những rủi ro phát sinh trong hoạt động kinh doanh.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Công Thương (2022). Báo cáo Logistics Việt Nam 2022. Nxb Công Thương.

2. Bộ Công Thương (2024). Báo cáo Logistics Việt Nam 2024. Nxb Công Thương.

3. Công ty TNHH thương mại dịch vụ xuất nhập khẩu Timex (2022, 2023). Báo cáo nội bộ về hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu FCL bằng đường biển.

4. Đoàn Thị Hồng Vân (2017). Logistics và Quản trị chuỗi cung ứng. Nxb Lao động - Xã hội.

5. Nguyễn Như Tiến (2011). Giáo trình vận tải và giao nhận trong ngoại thương. Nxb Khoa học và Kỹ thuật.

6. UNCTAD (2018). Risk to trade if ports not climate change proofted. https://unctad.org/news/risk-trade-if-ports-not-climate-change-proofed