Trao đổi về chứng từ kế toán doanh nghiệp

Lê Thị Thanh Hải

Giảng viên Khoa Kế toán, Trường Cao đẳng Kinh tế - Kế hoạch Đà Nẵng

Email: [email protected]

Tóm tắt

Chứng từ kế toán là các tài liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý dùng để ghi nhận, phản ánh và chứng minh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Chứng từ kế toán đóng vai trò hết sức quan trọng trong quá trình vận hành, hoạt động của doanh nghiệp. Nghiên cứu phân tích tổng quan về chứng từ kế toán, hệ thống hóa các quy định liên quan đến chứng từ kế toán doanh nghiệp theo quy định hiện hành; đồng thời đưa ra một số lưu ý nhằm giúp bộ phận kế toán doanh nghiệp nắm và thực hiện đúng quy định của pháp luật về kế toán.

Từ khóa: Chứng từ kế toán doanh nghiệp, nghiệp vụ kinh tế - tài chính, thông tin kế toán, giao dịch tài chính

Abstract

Accounting documents are legal records and supporting papers used to record, reflect, and verify economic and financial transactions arising during an enterprise’s production and business activities. They play a crucial role in the operation and management of enterprises. This study analyzes the general aspects of accounting documents and systematizes the current regulations governing enterprise accounting documents. It also provides several practical considerations to help accounting departments understand and comply with accounting laws and regulations.

Keywords: Enterprise accounting documents, economic and financial transactions, accounting information, financial transactions

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong hoạt động của doanh nghiệp, công tác kế toán nói chung và quản lý, lập, lưu trữ chứng từ kế toán nói riêng có ý nghĩa hết sức quan trọng. Việc thực hiện đúng quy định của pháp luật về chứng từ kế toán giúp doanh nghiệp vận hành thông suốt, tránh vướng vào các vụ kiện tụng pháp lý với hậu quả không nhỏ.

Thực tế đặt ra yêu cầu rất cao đối với bộ phận kế toán doanh nghiệp về việc cần nắm rõ các nguyên tắc, các quy định và kiến thức về chứng từ kế toán, cách lập, lưu trữ, hủy bỏ, sửa đổi chứng từ kế toán… để đảm bảo ghi chép đầy đủ thông tin kế toán và tránh các trường hợp vi phạm pháp luật.

Hiện nay, pháp luật về kế toán nói chung và kế toán doanh nghiệp nói riêng khá đầy đủ và từng bước được cập nhật, sửa đổi, bổ sung để phù hợp với tình hình thực tế. Đối với chứng từ kế toán doanh nghiệp, các quy định liên quan cũng được đề cập rõ trong hệ thống pháp luật.

TỔNG QUAN VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

Khái niệm

Theo Điều 3 Luật Kế toán, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán (Quốc hội, 2015). Điều 8 Thông tư số 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nêu rõ, chứng từ kế toán của doanh nghiệp phải được thực hiện theo đúng quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán và các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế (Bộ Tài chính, 2025).

Theo Điều 16 Luật Kế toán, chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: Tên và số hiệu của chứng từ kế toán; Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ; Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. Ngoài những nội dung trên, chứng từ kế toán có thể có thêm các nội dung khác theo từng loại chứng từ (Quốc hội, 2015).

Tác dụng của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp với các mục đích sử dụng như: Thực hiện kế toán ban đầu nhằm xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và xây dựng công tác kế toán tại doanh nghiệp; hỗ trợ tạo ra căn cứ để ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh một cách minh bạch; ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã được phát sinh và hoàn thành, đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch và hoạt động tài chính trong doanh nghiệp; giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình và tuân thủ các nguyên tắc của pháp luật liên quan đến kế toán (MeInvoice, 2024). Trong khi đó, theo MISA (2025), chứng từ kế toán có tác dụng quan trọng trong việc chứng minh tính hợp pháp của các giao dịch tài chính trong doanh nghiệp (Bảng 1).

Bảng 1: Tác dụng cơ bản của chứng từ kế toán doanh nghiệp

Nguồn: MISA (2025)

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CỦA DOANH NGHIỆP

Hiện nay, các quy định về chứng từ kế toán doanh nghiệp được quy định tại Luật Kế toán năm 2015 và Thông tư số 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Hệ thống chứng từ kế toán

Để giúp bộ phận kế toán doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán, Thông tư số 99/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính đã xây dựng và hướng dẫn rõ về biểu mẫu hệ thống chứng từ kế toán tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này (Bảng 2).

Bảng 2: Danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán

Nguồn: Thông tư số 99/2025/TT-BTC

Để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được pháp luật cho phép thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu chứng từ kế toán so với biểu mẫu hướng dẫn tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư số 99. Biểu mẫu chứng từ kế toán của doanh nghiệp khi thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung phải đảm bảo tuân thủ quy định tại Điều 16 Luật Kế toán và phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu được tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp. Đồng thời, khi thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu chứng từ kế toán thì doanh nghiệp có trách nhiệm ban hành Quy chế hạch toán kế toán (hoặc các tài liệu tương đương) về các nội dung sửa đổi, bổ sung để làm cơ sở thực hiện. Quy chế phải nêu rõ sự cần thiết của việc sửa đổi, bổ sung đó và trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật về các nội dung đã sửa đổi, bổ sung. Đồng thời cần lưu ý rằng, doanh nghiệp có phát sinh các chứng từ thuộc đối tượng điều chỉnh của pháp luật khác thì chứng từ kế toán phải thực hiện theo quy định của pháp luật đó.

Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán

Về quản lý, sử dụng chứng từ kế toán, Điều 21 Luật Kế toán 2015 quy định rõ, chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật. Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu. Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu (Quốc hội, 2015).

Lập, ký và kiểm soát chứng từ kế toán

Theo Điều 10 Thông tư số 99/2025/TT-BTC, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.

Việc lập và ký chứng từ kế toán được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán, văn bản hướng dẫn Luật Kế toán, hướng dẫn tại Thông tư số 99 và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế. Cụ thể, theo Điều 17 Luật Kế toán, chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Thông tư. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

MỘT SỐ LƯU Ý

Trong hoạt động của mình, bộ phận kế toán doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề liên quan trong chứng từ kế toán, cụ thể:

Một là, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

Hai là, kế toán trưởng (hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” chức danh của người quản lý, điều hành của doanh nghiệp trên chứng từ kế toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Ba là, việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán của doanh nghiệp phải phù hợp với quy định của pháp luật, yêu cầu quản lý, quy chế quản trị nội bộ để đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp và xác định được trách nhiệm của cá nhân có liên quan.

Bốn là, chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng, khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận, nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Năm là, quy định hiện hành cấm tất cả hành vi giả mạo, khai man hoặc thỏa thuận, ép buộc người khác giả mạo, khai man, tẩy xóa chứng từ kế toán hoặc tài liệu kế toán khác. Do vậy, bộ phận kế toán khi lập chứng từ kế toán cần lưu ý các quy định này để bị xử phạt theo quy định của pháp luật.

KẾT LUẬN

Chứng từ kế toán đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động của đơn vị kế toán nói chung và doanh nghiệp nói riêng, nhằm cung cấp đầy đủ, chính xác và minh bạch thông tin về các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Do vậy, việc nắm rõ các quy định pháp luật liên quan đến chứng từ kế toán là yêu cầu bắt buộc đối với bộ phận kế toán của doanh nghiệp.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ Tài chính (2025). Thông tư số 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.

2. MeInvoice (2024). Chứng từ kế toán là gì? Khái niệm, phân loại và trình tự xử lý. https://www.meinvoice.vn/tin-tuc/25671/chung-tu-ke-toan-la-gi/

3. MISA (2025). Chứng từ kế toán là gì, cách lập và lưu trữ chứng từ kế toán. https://amis.misa.vn/46901/chung-tu-ke-toan-la-gi/

4. Quốc hội (2015). Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015.