Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho và lưu ý trong áp dụng tại doanh nghiệp

Huỳnh Thị Lan

Email: [email protected]

Lê Anh Phê

Email: [email protected]

Khoa Kế toán, Trường Cao đẳng Kinh tế - Kế hoạch Đà Nẵng

Tóm tắt

Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản ngắn hạn quan trọng đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh và khả năng sinh lợi của doanh nghiệp. Việc ghi nhận, đánh giá và trình bày thông tin hàng tồn kho một cách chính xác, phù hợp với những chuẩn mực và quy định hiện hành có ý nghĩa quan trọng trong việc phản ánh trung thực tình hình tài chính của doanh nghiệp. Bài viết trao đổi tổng quan về hàng tồn kho, làm rõ các nguyên tắc kế toán hàng tồn kho theo quy định hiện hành và một số lưu ý đối với doanh nghiệp trong quá trình áp dụng.

Từ khóa: Chuẩn mực kế toán, kế toán doanh nghiệp, hàng tồn kho

Summary

Inventories constitute a crucial component of current assets, playing a crucial role in firms’ production and business operations as well as their profitability. The accurate recognition, measurement, and presentation of inventory information in compliance with prevailing standards and regulations are essential for fairly reflecting an enterprise’s financial position. This article provides an overview of inventories, clarifies the accounting principles governing inventory under current regulations, and discusses several practical considerations for enterprises during implementation.

Keywords: Accounting standards, corporate accounting, inventories

ĐẶT VẤN ĐỀ

Hàng tồn kho là toàn bộ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm mà doanh nghiệp dự trữ nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh diễn ra liên tục, đáp ứng nhu cầu khách hàng và tạo ra lợi nhuận, Với vai trò là tài sản ngắn hạn quan trọng, hàng tồn kho được xem là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ. Tuy nhiên, nếu không được quản lý hiệu quả, hàng tồn kho có thể trở thành gánh nặng chi phí, làm gia tăng vốn bị ứ đọng và rủi ro kinh doanh.

Quản lý hiệu quả hàng tồn kho giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt số lượng dự trữ, hạn chế tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, từ đó giảm thiểu chi phí kho và nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường. Đồng thời, việc kiểm soát chặt chẽ hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp dự báo nhu cầu khách hàng, điều chỉnh kế hoạch sản xuất kịp thời và linh hoạt, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động (Lê Minh Trường, 2024).

Nhận thức được tầm quan trọng đó, Bộ Tài chính đã ban hành hệ thống chuẩn mực và văn bản pháp lý điều chỉnh hoạt động kế toán hàng tồn kho. Điển hình là Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho, ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC; Thông tư số 99/2025/TT-BTC hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (thay thế Thông tư số 200/2014/TT-BTC). Do vậy, việc hiểu đúng và vận dụng thống nhất các quy định về kế toán hàng tồn kho là yêu cầu cần thiết đối với doanh nghiệp trong bối cảnh hiện nay.

TỔNG QUAN VỀ HÀNG TỒN KHO

Khái niệm

Theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; hoặc là nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ dùng cho quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Hàng tồn kho bao gồm: hàng hóa mua về để bán; thành phẩm; sản phẩm dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; chi phí dịch vụ dở dang. Theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC, một số loại vật tư, thiết bị có thời gian dự trữ hoặc chu kỳ luân chuyển vượt quá một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường không được trình bày là hàng tồn kho mà phải ghi nhận là tài sản dài hạn trên báo cáo tài chính.

Ý nghĩa của hàng tồn kho

Việc duy trì mức tồn kho hợp lý giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với biến động của thị trường như thay đổi thời vụ, biến động cung - cầu, tình trạng khẩn cấp hoặc sự chậm trễ trong khâu vận chuyển. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh quy mô dự trữ, gia tăng lượng hàng hóa khi nhu cầu tăng cao hoặc tận dụng các cơ hội mua vào với chi phí thấp trong những thời điểm thuận lợi.

Bên cạnh đó, quản lý hiệu quả hàng tồn kho góp phần hạn chế rủi ro tồn đọng, hư hỏng, lỗi thời hoặc hết hạn sử dụng, đồng thời giảm thiểu chi phí lưu kho và chi phí quản lý liên quan. Hàng tồn kho cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động sản xuất và chuỗi cung ứng, giúp doanh nghiệp nâng cao độ chính xác trong dự báo nhu cầu, lập kế hoạch sản xuất phù hợp, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa tồn kho, qua đó nâng cao hiệu suất và giảm chi phí sản xuất (Lê Minh Trường, 2024).

Xét trên góc độ hoạt động kinh doanh, hàng tồn kho không chỉ bảo đảm nguồn cung cho quá trình sản xuất, kinh doanh mà còn giúp doanh nghiệp tận dụng cơ hội mua hàng với giá hợp lý và đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường (Phan Vũ Hiền Mai, 2024).

KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO CỦA DOANH NGHIỆP

Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho

Thông tư số 99/2025/TT-BTC quy định, nhóm tài khoản hàng tồn kho được sử dụng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp, bao gồm cả trường hợp giá trị hàng xuất kho được tính theo từng lần phát sinh hoặc được tính trên cơ sở giá trị hàng tồn kho cuối kỳ. Việc kế toán hàng tồn kho gồm xác định giá gốc, xác định giá trị thuần có thể thực hiện được, trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận chi phí liên quan, phải tuân thủ các quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 - Hàng tồn kho.

Xác định giá gốc hàng tồn kho: Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để đưa hàng tồn kho về địa điểm và trạng thái hiện tại. Các khoản chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho gồm: chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường; chi phí bảo quản hàng tồn kho, trừ các chi phí bảo quản cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo; chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong những phương pháp sau: tính theo giá đích danh; bình quân gia quyền; nhập trước, xuất trước; nhập sau, xuất trước. Việc lựa chọn và áp dụng phương pháp tính giá trị hàng tồn kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng loại hàng tồn kho, nguồn hình thành và thời điểm xác định giá, đồng thời được áp dụng nhất quán trong các kỳ kế toán.

Xác định giá trị thuần có thể thực hiện được và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc, doanh nghiệp phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng được xác định bằng phần chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được của từng mặt hàng tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.

Sang kỳ kế toán năm tiếp theo, đối với dịch vụ cung cấp dở dang, doanh nghiệp phải đánh giá lại giá trị thuần có thể thực hiện được của từng loại dịch vụ. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được cao hơn giá trị đã trích lập dự phòng giảm giá dịch vụ cung cấp dở dang ở kỳ trước thì doanh nghiệp được hoàn nhập phần dự phòng đã trích, nhưng tối đa không vượt quá số dự phòng đã lập. Việc hoàn nhập dự phòng giảm giá dịch vụ cung cấp dở dang được thực hiện theo nguyên tắc bù trừ phần chênh lệch giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được, tùy theo mức độ giảm giá của từng loại dịch vụ cung cấp dở dang.

Ghi nhận chi phí liên quan đến hàng tồn kho: Khi hàng tồn kho được bán, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh, phù hợp với doanh thu liên quan được ghi nhận. Việc ghi nhận chi phí phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. Trường hợp hàng tồn kho được sử dụng để sản xuất ra tài sản cố định hoặc phục vụ cho việc xây dựng, lắp đặt nhà xưởng, máy móc, thiết bị tự sản xuất thì giá gốc hàng tồn kho được hạch toán vào giá trị tài sản cố định.

Trình bày thông tin hàng tồn khi trên báo cáo tài chính: Trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải trình bày các nội dung chủ yếu liên quan đến hàng tồn kho, bao gồm: chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giá hàng tồn kho và phương pháp tính giá; giá gốc của tổng số hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho; giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho và giá trị hoàn nhập dự phòng; các sự kiện hoặc nguyên nhân dẫn đến việc trích lập hoặc hoàn nhập dự phòng; và giá trị ghi sổ của hàng tồn kho đã được dùng để thế chấp, cầm cố nhằm bảo đảm cho các khoản nợ phải trả.

Nguyên tắc hạch toán đối với xuất hàng tồn kho để khuyến mại, quảng cáo

Theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC, việc hạch toán hàng tồn kho xuất dùng cho khuyến mại, quảng cáo phải căn cứ vào bản chất của giao dịch. Trường hợp hàng tồn kho được xuất để khuyến mại, quảng cáo không thu tiền, không kèm theo các điều kiện khác hoặc trường hợp giá bán sản phẩm chính không thay đổi cho dù khách hàng có nhận hay không nhận sản phẩm tặng kèm, doanh nghiệp ghi nhận giá trị hàng tồn kho xuất dùng vào chi phí bán hàng. Trường hợp hàng tồn kho chỉ được khuyến mại, quảng cáo khi khách hàng đáp ứng các điều kiện nhất định như mua sản phẩm, hàng hóa, doanh nghiệp phải phân bổ doanh thu cho cả hàng bán và hàng khuyến mại. Khi đó, giá trị hàng khuyến mại được tính vào giá vốn hàng bán, phản ánh đúng bản chất là giảm giá hàng bán.

Phương pháp xác định giá trị hàng xuất kho và tồn kho

Thông tư số 99/2025/TT-BTC quy định, khi xác định giá trị hàng xuất kho, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phương pháp: giá đích danh; bình quân gia quyền; nhập trước, xuất trước; phương pháp giá bán lẻ áp dụng trong ngành bán lẻ; hoặc phương pháp chi phí chuẩn đối với doanh nghiệp sản xuất. Việc lựa chọn phương pháp phải phù hợp với đặc điểm, tính chất và yêu cầu quản lý của từng loại hàng tồn kho, đồng thời được áp dụng nhất quán giữa các kỳ kế toán, trừ trường hợp có thay đổi chính sách kế toán theo quy định.

Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho mua vào bằng ngoại tệ

Đối với hàng tồn kho mua vào bằng ngoại tệ, phần giá mua phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm mua hàng để ghi giá trị hàng tồn kho đã nhập kho (trừ trường hợp có ứng trước tiền cho người bán thì giá trị hàng tồn kho tương ứng với số ngoại tệ đã ứng trước được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước). Các khoản thuế liên quan đến hàng tồn kho mua vào bằng ngoại tệ được xác định theo tỷ giá tính thuế của pháp luật thuế, hải quan. Kế toán mua hàng tồn kho bằng ngoại tệ được thực hiện theo hướng dẫn tại Tài khoản 413 - Chênh lệch tỷ giá hối đoái.

Nguyên tắc xác định số lượng và giá trị hàng xuất kho

Doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng, chủng loại của từng mặt hàng tồn kho cũng như yêu cầu quản lý và điều kiện vật chất để xác định số lượng và giá trị hàng xuất kho theo từng lần phát sinh hoặc tính trên cơ sở số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, bảo đảm áp dụng nhất quán giữa các kỳ kế toán.

Trường hợp xác định số lượng và giá trị hàng xuất kho theo từng lần phát sinh, doanh nghiệp phải theo dõi thườnhg xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất, tồn hàng tồn kho trên sổ kế toán. Tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, doanh nghiệp căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho để so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc, số lượng tồn kho thực tế phải luôn bằng số lượng tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.

Trường hợp xác định số lượng và giá trị hàng xuất kho trên cơ sở số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, doanh nghiệp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán và từ đó tính số lượng và giá trị của hàng tồn kho đã xuất trong kỳ theo công thức:

Số lượng/Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Số lượng/Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng số lượng/trị giá hàng nhập kho trong kỳ - Số lượng/Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

MỘT SỐ LƯU Ý

Trong quá trình áp dụng kế toán hàng tồn kho, doanh nghiệp cần lưu ý một số nội dung sau:

Một là, các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công... không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho của doanh nghiệp mà mở sổ chi tiết theo dõi sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công... và thuyết minh trên Báo cáo tài chính.

Hai là, các khoản thuế, phí phải nộp khi mua, khai thác, sản xuất hàng tồn kho mà không được hoàn lại theo quy định của pháp luật thuế thì được tính vào giá trị hàng tồn kho.

Ba là, trong trường hợp mua hàng tồn kho và được nhận kèm thêm sản phẩm, hàng hóa, doanh nghiệp phải xác định và ghi nhận riêng giá trị của sản phẩm, hàng hóa nhận kèm theo giá trị hợp lý, căn cứ vào giá trị thị trường của tài sản nhận thêm hoặc giá trị của các tài sản tương tự. Quy định này không áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp không tách riêng sản phẩm, hàng hóa nhận thêm để sử dụng, cho, biếu, tặng hoặc bán.

Bốn là, tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán, nếu xét thấy giá trị hàng tồn kho có khả năng không thu hồi đủ do bị hư hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí bán hàng tăng lên, dẫn đến giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc hàng tồn kho, doanh nghiệp phải thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm điều chỉnh giá trị hàng tồn kho cho phù hợp. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện theo hướng dẫn tại Tài khoản 229 – Dự phòng tổn thất tài sản.

Năm là, kế toán hàng tồn kho phải đồng thời theo dõi chi tiết cả về giá trị và hiện vật theo từng thứ, từng loại, quy cách vật tư, hàng hóa theo từng địa điểm quản lý và sử dụng, luôn phải đảm bảo sự khớp đúng cả về giá trị và hiện vật giữa số liệu thực tế với số kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết.

KẾT LUẬN

Hàng tồn kho giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và điều phối cung cầu hàng hóa. Hàng tồn kho thường là những mặt hàng dự trữ mà các doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đảm bảo sự linh hoạt trong hoạt động kinh doanh. Với ý nghĩa đó, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định, nguyên tắc về kế toán hàng tồn kho hiện hành để thực hiện, tránh ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Tài liệu tham khảo:

1. Bộ trưởng Bộ Tài chính (2021). Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 về việc ban hành và công bố bốn (04) Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (đợt 1).

2. B Quyết định (2025). Thông tư số 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 hưThông tư số 99/2025/TT-BTC ngày 27/.

3. Lê Minh Trường (2024). Hàng tồn kho (inventory) là gì? Phân loại và ý nghĩa của hàng tồn kho. https://luatminhkhue.vn/hang-ton-kho-inventory-la-gi.aspx.

4. Phan Vũ Hiền Mai (2024). Hàng tồn kho là gì? Phương pháp nào xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ?. https://thuvienphapluat.vn/hoi-dap-phap-luat/hang-ton-kho-la-gi-phuong-phap-nao-xac-dinh-gia-tri-hang-ton-kho-cuoi-ky-138019449.html.